Интеллектуальные развлечения. Интересные иллюзии, логические игры и загадки.

Добро пожаловать В МИР ЗАГАДОК, ОПТИЧЕСКИХ
ИЛЛЮЗИЙ И ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫХ РАЗВЛЕЧЕНИЙ
Стоит ли доверять всему, что вы видите? Можно ли увидеть то, что никто не видел? Правда ли, что неподвижные предметы могут двигаться? Почему взрослые и дети видят один и тот же предмет по разному? На этом сайте вы найдете ответы на эти и многие другие вопросы.

Log-in.ru© - мир необычных и интеллектуальных развлечений. Интересные оптические иллюзии, обманы зрения, логические флеш-игры.

Привет! Хочешь стать одним из нас? Определись…    
Если ты уже один из нас, то вход тут.

 

 

Амнезия?   Я новичок 
Это факт...

Интересно

Для защиты от песчаных бурь у верблюдов целых три века.

Еще   [X]

 0 

Office 2007: самоучитель (Васильев Александр)

Самоучитель по Microsoft Office 2007 предназначен для тех читателей, которые уже имеют определенный опыт работы с компьютером и хотят познакомиться с возможностями приложений широко распространенного пакета программ компании Microsoft.

Год издания: 2007

Цена: 182 руб.



С книгой «Office 2007: самоучитель» также читают:

Предпросмотр книги «Office 2007: самоучитель»

Office 2007: самоучитель

   Самоучитель по Microsoft Office 2007 предназначен для тех читателей, которые уже имеют определенный опыт работы с компьютером и хотят познакомиться с возможностями приложений широко распространенного пакета программ компании Microsoft.
   В книге описаны стандартные приемы работы в операционной системе Windows, текстовом редакторе Word, редакторе электронных таблиц Excel. Кроме того, вы познакомитесь с возможностями приложения PowerPoint, предназначенного для подготовки презентаций, с профессиональной системой управления базами данных Access, программой Outlook, с помощью которой легко распланировать рабочий день и вести электронную переписку. Особое внимание отводится вопросам взаимодействия приложений пакета Office 2007 друг с другом.
   Многочисленные упражнения помогут освоить полученные знания и применить их на практике.


Ю. А. Стоцкий, А. А. Васильев, И. С. Телина Office 2007. Самоучитель

Введение

   Самоучитель по Microsoft Office 2007 предназначен для тех читателей, которые уже имеют определенный опыт работы с компьютером и хотят познакомиться с возможностями приложений широко распространенного пакета программ компании Microsoft. Эти офисные программы появились много лет назад. Их первые версии были написаны для операционных систем MS-DOS и Windows 3.1. Microsoft Office 2007 – это последняя версия популярного пакета, который теперь работает под управлением операционной системы Windows ХР (с пакетом обновления SP1 или более поздним) и Windows Vista.
   Книга состоит из 21 занятия с несложными упражнениями, описывающими методику исполнения определенных операций. Материал книги не содержит сложных технических подробностей, а ориентирован на начинающего пользователя, стремящегося быстрее научиться решать конкретные задачи с помощью программ Microsoft Office. Каждое упражнение имеет четкую цель и предлагает последовательность шагов, позволяющих решить поставленную задачу. Многочисленные рисунки помогают читателю ориентироваться в графическом интерфейсе Windows и в диалоговых окнах приложений Office 2007.
   Книга написана на основе русифицированной версии Microsoft Office 2007, однако при описании интерфейса в скобках даются английские названия соответствующих элементов, что поможет пользователям, работающим с английской версией программы.
   В части I рассматриваются наиболее распространенные приемы работы с Windows. Здесь же описывается технология взаимодействия приложений Microsoft Office друг с другом и с операционной системой компьютера, способы запуска приложений, копирование файлов, печать документов и другие распространенные действия.
   Часть II посвящена широко известному текстовому процессору Microsoft Office Word, новая версия которого стала еще более мощной и удобной. Вы научитесь вводить и форматировать текст, оформлять документы с помощью рисунков, добавлять таблицы, распечатывать многостраничные документы, проверять орфографию и грамматику, выполнять слияние текста Microsoft Office Word с данными таблиц.
   Часть III описывает методику работы с электронными таблицами Microsoft Office Excel. Здесь рассказывается о структуре и назначении листов Excel, о приемах работы с формулами и функциями, обеспечивающими выполнение самых сложных математических операций. Вы научитесь представлять результаты расчетов в виде графиков и диаграмм, распечатывать листы Excel.
   На трех занятиях части IV изучается приложение Microsoft Office PowerPoint, предназначенное для построения презентаций – последовательностей слайдов с материалами доклада. Вы познакомитесь с широкими графическими возможностями этой программы, научитесь пользоваться стандартными шаблонами и темами оформления, а также создавать презентации «с нуля». В книге рассматриваются приемы построения электронных презентаций, демонстрируемых с помощью компьютерного проектора или в интрасети. Вы также научитесь строить интерактивные слайд-шоу, управляемые зрителем.
   Часть V знакомит с профессиональной системой управления базами данных – приложением Access. Удобный интерфейс, понятные инструменты и приходящие на помощь мастера таблиц, форм и отчетов позволяют строить базы данных в Access даже неискушенным пользователям. Изучив Access немного лучше, вы сможете создавать достаточно сложные структуры данных с несколькими таблицами, расширенными возможностями поиска и сортировки информации.
   Программа Outlook, рассматриваемая в части VI, представляет собой универсальный организатор ваших документов. Календарь Outlook помогает структурировать рабочее время; дневник и список задач позволяют хранить списки выполненных дел и незавершенных мероприятий. Библиотека контактов Outlook – это прекрасный справочник, в котором могут храниться адреса, телефоны и другая информация о людях и организациях. В Outlook также включен почтовый клиент, обеспечивающий быструю и удобную связь со всем миром через Интернет.
   На протяжении всей книги особое внимание отводится вопросам взаимодействия приложений пакета Microsoft Office 2007 друг с другом. В упражнениях рассматриваются многочисленные дополнительные модули пакета, доступные в любой из пяти рассматриваемых программ. Это компоненты построения графиков и диаграмм, библиотека клипов, графический модуль WordArt, рисунки SmartArt, темы оформления Office, модуль проверки орфографии и грамматики, а также другие составные элементы пакета.

Соглашения, принятые в книге

   Для облегчения восприятия материала основной текст упражнений организован в виде нумерованного списка шагов. На рисунках даются выноски с номерами тех шагов, смысл которых разъясняется этими выносками. В конце каждого занятия имеется контрольное упражнение. Авторы рекомендует читателю самостоятельно проделать все описанные в нем операции и ответить на поставленные вопросы. Если вам не удастся сразу решить предложенные задачи, перечитайте материал соответствующего занятия или обратитесь к приложению, расположенному в конце книги и содержащему ответы на все контрольные вопросы.
   Наряду с нумерованными списками в тексте упражнений встречаются специальные врезки, концентрирующие внимание читателя на том или ином вопросе.
   Совет
   Эти врезки содержат описания приемов, логически связанных с основными шагами упражнения, но не вошедших в основной текст.
   Примечание
   Примечания содержат техническую информацию по теме упражнения. Эти технические вопросы не связаны напрямую с выполняемой операцией, но они расширяют кругозор читателя и разъясняют смысл происходящего.
   Новое в Office
   Эти врезки содержат описание отличий последней версии пакета Microsoft Office от предыдущих версий пакета.
   Внимание!
   Такие врезки содержат информацию, на которую читатель должен обратить особенное внимание при выполнении в ходе упражнений тех или иных действий.
   Для облегчения восприятия материала названия всех элементов интерфейса программ выделены специальным шрифтом. Кроме того, моноширинным шрифтом отмечен текст, который по сценарию упражнений должен вводиться читателем в поля диалоговых окон или в текст документов.
   Многие команды, доступные в Office, выполняются с помощью кнопок, расположенных на вкладках ленты. Для краткости названия таких команд иногда приводятся в сокращенном виде, например, Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). Это значит, что кнопка Копировать (Сору) находится на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard).
   В приложении Microsoft Office Outlook 2007 многие операции выполняются с помощью команд меню. Для краткости названия таких команд тоже приводятся в сокращенном виде, например, Вид → Текущее представление → По категориям (View → Current View → By Category). Стрелка, соединяющая названия пунктов меню, указывает на то, что вы должны сначала щелкнуть на пункте Вид (View) строки меню, затем выбрать в раскрывшемся меню команду Текущее представление (Current View), а потом в раскрывшемся подменю выбрать команду По категориям (By Category).
   В некоторых случаях мы будем писать Offce → Создать (Offce → New). Это означает, что необходимо щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Создать (New).
   Многие команды можно выбрать с помощью специальных клавиатурных комбинаций. Использование таких комбинаций значительно ускоряет работу с документами. Если для выполнения определенной операции требуется нажатие нескольких клавиш, то их названия соединяются знаком «+». Так, обозначение Alt+Tab указывает на то, что для выполнения определенной операции нужно нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, нажать клавишу Tab. Затем следует отпустить обе клавиши.
   Завершая введение, хочется отметить, что авторы – это лишь небольшая часть большого коллектива, стараниями которого была выпущена эта книга. Мы хотим поблагодарить сотрудников компьютерной редакции издательства «Питер», внесших множество существенных замечаний по тексту книги и выполнивших огромную техническую работу по подготовке этого издания к печати.

От издательства

   Мы будем рады узнать ваше мнение!
   Подробную информацию о наших книгах вы найдете на веб-сайте издательства http://www.piter.com.

Часть I
Знакомство с Microsoft Office

   В первой части книги мы кратко познакомимся с приложениями мощного комплекса офисных программ Microsoft Office 2007, а также с основами работы с операционной системой Windows ХР.

Занятие 1
Начинаем работу

Тема занятия

   • запуск приложений Microsoft Office;
   • открытие документа;
   • ввод и форматирование текста;
   • оформление документа;
   • добавление рисунков;
   • сохранение выполненной работы;
   • печать документа.
   Вы приступаете к изучению пакета программ, объединенных общим названием Microsoft Office 2007. Это последняя версия широко известных офисных приложений компании Microsoft. Вы научитесь работать с каждым приложением пакета, узнаете об общих элементах этих программ, способах их взаимодействия друг с другом и с операционной системой Windows.
   Первое занятие – подготовительное. На нем рассматриваются основные приемы работы с приложениями Office. Вы создадите несколько документов, научитесь сохранять их для последующего использования и печатать результаты работы на принтере.

Запуск приложений

   Компоненты Microsoft Office 2007 работают только под управлением операционных систем Windows ХР (с пакетом обновления 2), Microsoft Windows Server 2003 и Windows Vista.
   Чтобы начать работу с Office 2007, нужно включить компьютер и подождать, пока загрузится операционная система, то есть на экране появится рабочий стол со значками и панелью задач, которая обычно размещается в нижней части экрана и представляет собой синюю полосу с кнопкой Пуск (Start) слева. В дальнейшем предполагается, что на компьютере уже установлен комплект Microsoft Office 2007 в полной конфигурации.
   Примечание
   В этой книге мы подразумеваем, что у вас установлена ОС Windows ХР (с пакетом обновления 2), оформленная в стиле Windows ХР. Если вы используете Windows ХР с оформлением в классическом стиле или Windows Vista, некоторые действия могут отличаться от приведенных в книге.
Упражнение 1. Открываем программу Office
   Давайте познакомимся с компонентами Microsoft Office, научимся открывать их и переключаться между их окнами.
   1. Переместите указатель мыши в левый нижний угол экрана.
   2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач операционной системы Windows.
   3. Переместите указатель на пункт Все программы (All Programs) меню Пуск (Start). Перейдите в подменю Microsoft Office (рис. 1.1) и вы увидите значки приложений системы Microsoft Office 2007 (если у вас остались установленными приложения более ранних версий Office, то вы увидите также и их значки).
   4. Переместите указатель на пункт Microsoft Office Word 2007 и щелкните на нем. Откроется окно приложения Microsoft Office Word.
   5. Снова щелкните на кнопке Пуск (Start), раскройте подменю Все программы (All Programs) и выберите команду Создать документ Office (New Office Document).
   Примечание
   Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), значит, вы не включили их при установке пакета. Вы можете включить вывод этих пунктов с помощью программы установки Office 2007.
   6. На вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна дважды щелкните на значке Новая книга (Blank Workbook).
   Совет
   Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), то просто откройте приложение Excel, тем же способом, что и приложение Word.
   Рис. 1.1. Меню Microsoft Office со значками приложений Office 2007

   7. Теперь открыты окна двух приложений – Microsoft Word и Microsoft Excel. На рис. 1.2 окно Excel показано на фоне окна Word. Если оба окна развернуты до полноэкранного режима, одновременно можно будет видеть только одно из них.
   8. Windows обеспечивает простое переключение между приложениями. Чтобы активизировать окно Word, нажмите клавиши Alt+Tab.
   9. Чтобы вновь увидеть окно Excel, нажмите клавиши Alt+Tab еще раз.
   Любой файл Windows отождествляется с некоторым типом, который идентифицируется расширением имени файла. Расширение – это совокупность символов, расположенных в имени файла правее последней точки. Свой тип имеют и документы Microsoft Office. Так, документам Word назначается расширение docx, презентациям PowerPoint – расширение pptx и т. д.
   При установке программы Windows регистрирует связанные с ней типы файлов. В результате операционная система знает, с помощью какого приложения был создан тот или иной файл, и может сопоставить файлам определенного типа некоторые стандартные действия, выполняемые при активизации документа этого типа. Поэтому для запуска приложений Office с одновременным открытием нужного вам документа не обязательно отыскивать значки приложений в меню Пуск (Start). Просто выполните одно из следующих действий:
   • дважды щелкните на значке документа, расположенном в окне папки или на рабочем столе;
   • если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Недавние документы (Recent Documents) меню Пуск (Start).
   Рис. 1.2. Окно Excel на фоне окна Word
Упражнение 2. Открываем существующий документ
   Чтобы просмотреть или отредактировать документ Word или, например, внести новую запись в базу данных Access, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе и вы не помните точное название папки, в которой он хранится, проще всего воспользоваться диалоговым окном открытия документов. Это окно выглядит одинаково для всех приложений Office, а его инструменты позволяют быстро отыскать нужный файл. Давайте изучим способы поиска файла на примере документа Word.
   1. Щелчком на кнопке Документ1 – Microsoft Word (Documentl – Microsoft Word) на панели задач активизируйте окно Word.
   2. Щелкните на кнопке Office, которая расположена в левом верхнем углу окна приложения, и выберите в раскрывшемся меню команду Открыть (Open). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.3.
   Рис. 1.3. Диалоговое окно открытия документа
   Примечание
   Кнопка Office, расположенная в левом верхнем углу окна Microsoft Office Word, вызывает меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office. Более подробно об интерфейсе мы поговорим на занятии 4.
   3. Раскройте список Тип файлов (Files Of Types) и выберите пункт Документы Word (Word Documents). В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы (All Files).
   4. Раскройте список Папка (Look In) и укажите жесткий диск локального компьютера или сетевой диск, на котором находится искомый документ.
   5. Для раскрытия папки, вложенной в текущую, найдите ее значок в области списка файлов и дважды щелкните на нем.
   6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх (Up One Level) панели инструментов.
   7. Чтобы найти документ в стандартной папке Windows, щелкните на одной из шести кнопок левой панели диалогового окна открытия документа. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:
   • Недавние документы (My Recent Documents) – ярлыки недавно открывавшихся файлов и папок;
   • Мои документы (My Documents) – папка, в которой по замыслу создателей Windows должны храниться ваши рабочие документы;
   • Рабочий стол (Desktop) – файлы и папки, расположенные на рабочем столе Windows;
   • Мой компьютер (My Computer) – список дисков вашего компьютера;
   • Надежные шаблоны (Trusted Templates) – папка с шаблонами;
   • Сетевое окружение (Network Places) – позволяет получить доступ к папкам, размещенным в локальной сети или в Интернете.
   8. Если вы не можете вспомнить точное имя файла, попробуйте воспользоваться другим режимом просмотра списка файлов. Щелкните на стрелке справа от кнопки Представления (Views) панели инструментов и выберите подходящий режим (рис. 1.4). Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов:
   • Эскизы (Thumbnails) – на значке папки выводятся хранящиеся в папке изображения, что позволяет быстро увидеть содержимое папки;
   • Рядом (Tiles) – вывод всех файлов папки в виде крупных значков;
   • Значки (Icons) – все файлы и папки отображаются в виде значков меньшего размера, чем в режиме Рядом (Tiles);
   Рис. 1.4. Свойства документа

   • Список (List) – простой список всех файлов и папок с маленькими значками (см. рис. 1.3);
   • Таблица (Details) – список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла;
   • Свойства (Properties) – отображение свойств выбранного файла, которые выводятся в окне справа от списка, как показано на рис. 1.4;
   • Просмотр (Preview) – предварительный просмотр содержимого выбранного файла в панели, расположенной справа от списка файлов.
   9. Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате в режимах Эскизы (Thumbnails), Рядом (Tile) или Значки (Icons), щелкните на них правой кнопкой мыши и в подменю Упорядочить значки (Arrange Icons) контекстного меню выберите нужную команду сортировки значков.
   Совет
   Для упорядочения файлов по одному из признаков в режиме просмотра Таблица (Details) достаточно щелкнуть на заголовке столбца данного признака.
   10. Найдя документ, выделите его щелчком мыши или введите его имя в поле Имя файла (File Name).
   11. Щелкните на кнопке Открыть (Open). Содержимое файла появится в окне Word.
   12. Список кнопки Открыть (Open), показанный на рис. 1.5, позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения (Open Read-Only) запрещает модификацию документа, а режим Открыть как копию (Open as Сору) создает в Word копию открываемого документа. Пункт Открыть в обозревателе (Open in Browser) позволяет открыть файл в веб-браузере. Пункт Открыть с преобразованием (Open wuth Transform) позволяет открыть файл в формате расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language) и использовать для него файл преобразования в формате XSL (Extensible Stylesheet Language). Пункт Открыть и восстановить (Open and Repare) позволяет восстановить файл, поврежденный при внезапном сбое в работе компьютера.
   Рис. 1.5. Варианты открытия файла
   Совет
   Если нужно продолжить работу с недавно открывавшимся документом, щелкните на кнопке Office, и в правой части появившегося меню будут перечислены имена тех файлов, которые обрабатывались последними. Чтобы открыть один из них, щелкните на его имени.
   Вы, естественно, будете не только просматривать имеющиеся документы, но и создавать свои собственные. Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ или нужно создать новый документ в другом приложении Office 2007, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).

Текст

Упражнение 3. Ввод текста
   Чтобы наполнить только что созданный документ текстовым содержанием, выполните следующие шаги.
   1. Введите обращение Дорогой Илья Александрович и нажмите клавишу Enter.
   2. Затем введите текст Мы рассмотрели ваше предложение, и оно заинтересовало нашу компанию. К сожалению, вы не указали возможные сроки поставки пробных образцов. Сообщите их как можно скорее.
   Обратите внимание, что по достижении правого края страницы программа сама переносит строки, и пользователю не нужно нажимать клавишу Enter в конце каждой строки.
   3. Дважды щелкните на слове указали, и программа выделит его. Введите слово сообщили. Новое слово заменит выделенное.
   4. Чтобы изменить точку в первой строке текста на восклицательный знак, щелкните правее точки. Текстовый курсор переместится в конец строки.
   5. Нажатием клавиши Backspace удалите точку, затем введите восклицательный знак (!).
   Примечание
   Клавиша Backspace удаляет символ слева от текстового курсора, а клавиша Delete стирает символ справа от курсора.
   6. Протащите указатель мыши по словам К сожалению, чтобы выделить их, и нажмите клавишу Delete или Backspace. Указанные слова будут удалены.
   7. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажмите клавишу —>. Будет выделена буква в.
   8. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home). В появившемся диалоговом окне Шрифт (Font) установите флажок Все прописные (All caps), как показано на рис. 1.6.
   9. Щелкните на кнопке ОК. Буква в будет преобразована к верхнему регистру.
   Рис. 1.6. Диалоговое окно Шрифт
Упражнение 4. Форматирование текста
   Для ввода простого текста, созданного в предыдущем упражнении, нет смысла пользоваться мощным текстовым процессором Word, вам вполне хватит возможностей программы Блокнот (Notepad). Не забывайте, что вы работаете с одним из лучших офисных приложений. Попробуйте немного приукрасить текст.
   1. Для короткого письма шрифт в 11 пунктов кажется слишком мелким. Поэтому щелкните на кнопке Главная → Редактирование → Выделить (Home → Editing → Select), как показано рис. 1.7, и в появившемся меню выберите команду Выделить все (Select АН), чтобы выделить весь текст.
   2. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home).
   3. В списке Размер (Size) открывшегося диалогового окна выберите число 14 и щелкните на кнопке ОК.
   4. Щелкните левее первой строки текста. Окажется выделенной вся строка.
   5. Щелчком на кнопке Главная → Шрифт → Полужирный (Home → Font → Bold) назначьте этой строке полужирное начертание.
   6. Щелчком на кнопке По центру (Center) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home) задайте для этого абзаца выравнивание по центру.
   7. Тройным щелчком в тексте второго абзаца выделите весь этот абзац. Затем щелкните на кнопке По ширине (Justify) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home), чтобы растянуть этот абзац на всю ширину страницы.
   Рис. 1.7. Форматирование текста
   Совет
   Чтобы узнать название какой-либо кнопки на вкладке, наведите на нее указатель мыши и задержите его на несколько секунд. Появится экранная подсказка с названием кнопки и кратким описанием ее назначения.

Добавление объектов

   Помимо основных программ, комплект Microsoft Office содержит несколько дополнительных модулей, которые обеспечивают рисование фигур, создание диаграмм и графиков, построение организационных диаграмм, размещение в документе рисунков, видеоклипов и звуков. Эти дополнительные возможности доступны во всех приложениях Office. Вы будете постепенно знакомиться с ними на протяжении всей книги. Не забывайте, что все они доступны в любом приложении Office. К примеру, методика создания организационных диаграмм описывается при изучении PowerPoint, но с помощью тех же приемов можно добавить организационную диаграмму в документ Word или в лист Excel.
Упражнение 5. Оформление документов
   Давайте воспользуемся графическими возможностями Microsoft Office и добавим в верхнюю часть созданного письма красочное название компании, отделенное от текста цветной линией.
   1. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместите курсор в начало документа.
   2. Нажмите клавишу Enter, чтобы освободить место для будущего названия.
   3. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке WordArt, расположенной в группе Текст (Text), как показано на рис. 1.8.
   Рис. 1.8. Коллекция WordArt

   4. В появившейся коллекции выберите один из 30 стандартных вариантов оформления заголовков (к примеру, четвертый в третьем ряду).
   5. В диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text) введите текст Геркулес и щелкните на кнопке ОК.
   6. Щелкните в окне документа за пределами надписи, чтобы зафиксировать выполненные изменения.
   7. Перейдите на вкладку Вставка (Insert). Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), находящейся в группе Иллюстрации (Illustrations), и в появившейся коллекции выберите элемент Линия (Line). Значок указателя примет форму перекрестия.
   8. Растяните мышью горизонтальную линию ниже надписи Геркулес, как показано на рис. 1.9.
   Рис. 1.9. Документ Word с элементами оформления

   После того как вы закончите создание линии, появится дополнительная вкладка Формат (Format) с инструментами форматирования.
   9. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и выберите в раскрывшейся коллекции красный цвет.
   10. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и в подменю Толщина (Weight) выберите линию толщиной в 3 пункта. Окончательный вариант документа представлен на рис. 1.9.
Упражнение 6. Вставка документов Office
   Приложения Microsoft Office не случайно объединены в один пакет. Эти программы не просто имеют сходный интерфейс и поставляются на одном компакт-диске, они тесно интегрированы друг с другом. Давайте вставим электронную таблицу Excel в имеющийся документ Word.
   1. Нажмите клавиши Ctrl+End. Затем нажмите клавишу Enter, введите текст Мы планируем закупать ваши изделия в следующих количествах:. Снова нажмите клавишу Enter.
   2. Щелкните на кнопке Вставка → Таблицы → Таблица (Insert → Tables → Table) и в появившемся меню выберите пункт Таблица Excel (Excel Spreadsheet).
   3. В документе Word появится небольшое окно с таблицей Excel, а ленту Word заменит лента Excel.
   Новое в Office
   В Microsoft Office 2007 на смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов. Более подробно об интерфейсе Office 2007 мы поговорим на занятии 4.
   4. Введите число 2004 в первую ячейку листа и щелкните на стрелке вправо, чтобы перейти к следующей ячейке.
   5. С помощью клавиш со стрелками перемещайтесь по ячейкам листа Excel и вводите числа, показанные на рис. 1.10.
   6. Щелкните мышью в пределах документа вне листа Excel. Окно Excel превратится в обычную таблицу, и в Word вернется исходная лента с вкладками.
   Рис. 1.10. Лист Excel в документе Word
   Совет
   Обратите внимание, что у нас имеются лишние ячейки, не занятые данными. Чтобы убрать лишние ячейки, подведите указатель мыши к правому нижнему углу таблицы Excel, и когда указатель примет вид стрелки, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая кнопку, придайте таблице нужный размер.
   Внедренный объект позволяет не просто ввести данные в таблицу Word с помощью приложения Excel. Внедрение объекта Excel дает возможность пользоваться всеми преимуществами электронных таблиц. Если дважды щелкнуть на таком объекте, появится окно листа Excel. Вы сможете провести необходимые расчеты, а затем, щелкнув вне окна листа Excel, снова вернуться в документ Word. После этих действий документ будет содержать уже обновленную таблицу Excel.
Упражнение 7. Вставка данных из других приложений
   В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений. Давайте добавим в левый нижний угол документа Word логотип компании (в качестве логотипа мы используем произвольное изображение). Для этого выполните следующие шаги.
   1. Нажатием клавиш Ctrl+End переместите курсор в конец документа. Затем нажмите клавишу Enter, чтобы добавить ниже таблицы Excel еще один абзац.
   Рис. 1.11. Документ Word с таблицей Excel и рисунком

   2. Щелкните на кнопке Вставка → Иллюстрации → Рисунок (Insert → Illustrations → Picture). Открывшееся диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Pictures) очень похоже на окно открытия документа, описанное в упражнении 2 этого занятия. Оно работает точно так же и отличается только названием и именем кнопки Вставить (Insert).
   3. Найдите любой графический файл, пользуясь приемами, описанными в упражнении 2, и щелкните на кнопке Вставить (Insert).
   4. В Word вставляемый объект привязывается к определенному символу текста. В данном случае рисунок оказался связан с первым символом нового абзаца. Чтобы сместить его к правому краю, щелкните на кнопке По правому краю (Align Text Right), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph). Результат показан на рис. 1.11.

Сохранение и закрытие документа

   Примечание
   Программы Access и Outlook автоматически обновляют информацию в соответствующих файлах при ее изменении. В то же время Access позволяет в любой момент вручную сохранить текущее состояние базы данных, что помогает избежать потери данных из-за сбоя в работе компьютера.
Упражнение 8. Запись на диск нового документа
   Новый ни разу не сохранявшийся документ имеет временное название типа Документ# (Document*), где # – это порядковый номер в ряду документов, созданных в текущем сеансе программы. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги.
   1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save) или щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 1.12. Оно практически идентично описанному ранее окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях Microsoft Office 2007.
   Новое в Office
   Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в левом верхнем углу линейки и похожа на традиционные панели инструментов. Более подробно об элементах интерфейса Office 2007 рассказывается на занятии 4.
   2. С помощью операций, перечисленных в упражнении 2, откройте папку, в которой следует сохранить файл.
   3. Введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего документа.
   4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Туре) выберите тип сохраняемого документа.
   5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).
   Рис. 1.12. Диалоговое окно сохранения документа
   Совет
   Обычно тип документа изменять не требуется. Но если вы формируете шаблон, собираетесь сохранить документ в формате HTML или хотите в дальнейшем импортировать файл в другое приложение, воспользуйтесь списком Тип файла (Save as Туре) и укажите нужный вариант. Например, для последующего импорта документа в другой текстовый редактор обычно подходит вариант Текст в формате RTF (Rich Text Format).
Упражнение 9. Обновление данных
   Работая с документом, не забывайте периодически сохранять его, это убережет вас от неприятных потерь информации. Чтобы записать новую версию документа в том же самом файле, достаточно щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Сохранить (Save) или щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа.
   Новое в Office
   Приложения Office по умолчанию периодически сохраняют все открытые документы в специальных временных файлах. Если происходит сбой компьютера, при следующем запуске приложения Office выполняется автоматическое восстановление данных из этих временных файлов.
   Если у вас возникли сомнения в правильности очередной редакции документа, сохраните новую версию в другом файле с помощью следующих шагов.
   1. Щелкните на кнопке Office и в подменю Сохранить как (Save As) выберите команду Документ Word (Word Document). Откроется уже знакомое нам диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
   2. В поле Имя файла (File Name) введите имя обновленной версии документа, отличное от исходного.
   3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).
   Прежняя редакция документа останется на диске под старым именем, а модифицированный вариант запишется в новый файл. При дальнейшем редактировании документа будет изменяться содержимое этого нового файла.
   Совет
   Чтобы случайно не испортить исходный файл, вы можете открыть документ в режиме создания копии. Для этого в окне открытия файла щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open) и выберите в раскрывшемся меню пункт Открыть как копию (Open As Сору). Появится новый документ, содержимое которого будет идентично данным открывавшегося файла.
Упражнение 10. Закрытие файла и приложения
   По окончании работы с документом вы можете закрыть этот конкретный документ или завершить работу с приложением.
   1. Чтобы закрыть файл, не закрывая приложения, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Закрыть (Close) либо щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна приложения.
   Программы Office внимательно отслеживают действия пользователя и стараются помочь избежать ошибок. Если вы попытаетесь закрыть модифицированный документ, не сохранив его, появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.13, в котором программа напоминает о наличии несохраненных изменений и просит выбрать один из предложенных вариантов.
   Рис. 1.13. Диалоговое окно, информирующее о наличии несохраненных данных
   Совет
   Всегда записывайте резервные копии своих документов на отдельный носитель (записываемый или перезаписываемый компакт-диск, флеш-карту, съемный жесткий диск или кассету стримера). Опытные пользователи рекомендуют иметь три периодически обновляемые полные резервные копии всех важных файлов на съемных носителях, которые должны храниться в разных помещениях! Копия данных на жестком диске соседнего компьютера локальной сети вам не поможет, если случится пожар или в сети появится вирус-разрушитель. В конце каждой недели обновляйте поочередно одну из трех копий, а вечером всегда записывайте выборочную копию тех файлов, которые изменялись в течение дня. Не пренебрегайте этим правилом. Когда жесткий диск вашего компьютера вдруг начнет скрежетать, как несмазанная телега, вы с облегчением вспомните о наличии свежей копии всех критически важных файлов. Автор сталкивался с ситуациями, когда из-за одной царапины на гибком диске полностью терялись файлы, создававшиеся в течение нескольких недель!
   2. В зависимости от ситуации щелкните на одной из трех кнопок:
   • Да (Yes) – сохраняет новый вариант документа и закрывает его;
   • Нет (No) – отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ;
   • Отмена (Cancel) – отменяет закрытие документа.
   3. Для завершения работы с приложением щелкните на кнопке Office и в появившемся меню – на кнопке Выход из Word (Exit Word), которая расположена в правом нижнем углу меню. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение.

Печать документа

Упражнение 11. Печать на стандартный принтер
   Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.
   1. Выбором команды Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007 (Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007) запустите приложение Word.
   2. Щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Открыть (Open) и откройте файл, который нужно распечатать.
   3. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Предварительный просмотр (Print → Print Preview). Окно документа переключится в режим предварительного просмотра (рис. 1.14).
   4. Щелкните на той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Word изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.
   5. Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.
   Совет
   Нажатием клавиши Page Down вы можете перейти к следующей странице и изучить ее. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.
   Рис. 1.14. Предварительный просмотр документа

   6. Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview) вернитесь к обычному виду документа.
   7. Щелкните на кнопке Office, перейдите в подменю Печать (Print) и выберите команду Быстрая печать (Quick Print). Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.
Упражнение 12. Настройка параметров печати
   Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой – на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.
   1. В приложении Word щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Печать (Print → Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), показанное на рис. 1.15.
   2. Чтобы напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Номера (Pages) и укажите страницы, которые следует распечатать.
   Рис. 1.15. Диалоговое окно настройки печати

   3. В поле Число копий (Number Of Copies) укажите необходимое число экземпляров.
   4. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.
   5. Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства (Properties) и укажите необходимые величины в диалоговом окне настройки принтера.
   6. Если в данный момент нужный принтер недоступен либо находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл (Print То File). Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск или флеш-карту и перенести на тот компьютер, к которому подключен принтер нужной модели.

Контрольное упражнение

   Примечание
   Ответы на вопросы контрольных упражнений приведены в приложении.
   1. Запустите Excel и Word.
   2. Создайте новую рабочую книгу.
   Как создать новую рабочую книгу в программе Excel?
   3. Откройте документ Word, созданный на этом занятии, и преобразуйте сплошную линию в пунктирную.
   Что нужно сделать, чтобы задать линии, нарисованной в документе Word, толщину равную шести пунктам?
   4. Распечатайте на принтере новый вариант оформления страницы.
   Как в Word распечатать на стандартном принтере текущую страницу?
   5. Сохраните модифицированный вариант документа.
   6. Закройте открытые приложения.

Подведение итогов

   Следующее занятие посвящено описанию основных элементов интерфейса приложений Microsoft Office и окон документов. На нем вы также узнаете о назначении рассматриваемых нами приложений комплекта Microsoft Office 2007.

Занятие 2
Приложения Microsoft Office 2007

Тема занятия

   • документ Word;
   • лист Excel;
   • презентация PowerPoint;
   • база данных Access;
   • папки Outlook.
   Пакет Microsoft Office 2007, как и предыдущие версии, – это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Все основные приложения тесно связаны друг с другом. Благодаря этому программы наделены некоторыми полезными свойствами.
   • Все основные продукты имеют сходный интерфейс.
   • Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой.
   • Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и красиво оформлять документы.
   • Вы можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.
   • Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с веб-узла Microsoft.

Окна приложений Office

Упражнение 1. Окно приложения
   Окно каждой программы имеет стандартные системные элементы управления и поддерживает операции перемещения и изменения размера.
   1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007). Затем еще раз раскройте меню Пуск (Start) и выберите пункт Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007). После этого рабочий стол Windows будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 2.1. Заголовок окна активного приложения (в данном случае PowerPoint) всегда окрашен более ярким цветом. Заголовки остальных неактивных окон серые.
   Рис. 2.1. Окна двух приложений на рабочем столе Windows

   2. Щелчком на кнопке Развернуть (Maximize) окна PowerPoint увеличьте это окно до размеров экрана.
   3. Повторным щелчком на той же кнопке восстановите прежние размеры окна.
   4. Щелкните правой кнопкой на пустом месте заголовка окна приложения PowerPoint.
   5. В раскрывшемся системном меню окна выберите команду Свернуть (Minimize). Окно PowerPoint исчезнет с экрана, но сама программа останется в памяти компьютера, на что указывает значок на панели задач. Активным станет окно Excel.
   6. Переместите указатель на правый верхний угол рамки окна Excel, чтобы указатель мыши превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите угол в любую сторону. Масштабировав окно до нужных размеров, отпустите кнопку мыши.
   7. Захватив окно Excel за заголовок, перетащите его мышью в другую область экрана.
   8. Щелчком на кнопке панели задач восстановите окно PowerPoint.
   9. Чтобы закрыть PowerPoint, щелкните на кнопке с косым крестом в правой части заголовка окна программы.
   10. Двойным щелчком на кнопке Office, расположенной на ленте Excel, закройте и это окно.
   Обратите внимание, что окна Office подчиняются общим правилам поведения окон Windows. Если вы уже работали с другими программами этой операционной среды, приложения Office покажутся вам знакомыми уже с первых шагов работы с ними.
   Совет
   Системное меню позволяет выполнять все основные операции с окнами приложений. С клавиатуры системное меню раскрывается нажатием клавиш Alt+Пробел. Чтобы появилось системное меню приложения, свернутого в кнопку панели задач, щелкните на этой кнопке правой кнопкой мыши.
Упражнение 2. Окна документов
   Любое приложение Office может работать сразу с несколькими документами. Каждый документ открывается в отдельном окне, которое можно развернуть, свернуть и масштабировать точно так же, как и основное окно приложения.
   1. Чтобы открыть очередной документ в Word, Excel или PowerPoint, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Открыть (Open).
   2. Дважды щелкните в диалоговом окне открытия документа на нужном файле. Внутри основного окна приложения появится окно второго документа (рис. 2.2).
   Открыв несколько файлов, вы можете перемещать и копировать данные из одного документа в другой. В целях повышения удобства программы Word и Excel позволяют разделять окно документа на несколько частей. Это дает возможность одновременно просматривать различные фрагменты одного и того же файла в одном окне.
   Рис. 2.2. Два документа в окне Excel

   3. Чтобы разделить окно, щелкните на кнопке Вид → Окно → Разделить (View → Window → Split). Примером такого поделенного окна служит документ Тренировочная таблица (см. рис. 2.2). Обратите внимание, что одну и ту же ячейку можно видеть во всех четырех областях указанного окна. Документы Access и Outlook имеют сложную структуру и состоят из набора объектов. В этих программах нельзя одновременно открыть два файла, но каждый объект файла можно рассматривать как отдельный документ, отображаемый в своем окне или на отдельной вкладке.
   4. Чтобы открыть окно объекта в Access, дважды щелкните в области переходов на значке одного из объектов. Несколько открытых объектов показаны на рис. 2.3.
   В заголовке окна документа есть все элементы управления, которые свойственны окну приложения. Они позволяют разворачивать, сворачивать, масштабировать, перемещать и закрывать окна документов.

Word

   Рис. 2.3. Окна объектов базы данныхAccess
Упражнение 3. Окно Word
   Давайте изучим структуру программы Word и ее документов.
   1. Запустите Word и щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание документа (New Document), показанное на рис. 2.4.
   2. Вразделе Шаблоны (Templates) щелкните на пункте Установленныешаблоны (Installed Templates).
   3. В списке Установленныешаблоны (Installed Templates) выберите вариант Современноерезюме (Origin Resume).
   4. Щелкните на кнопке Создать (Create).
   Появится документ, созданный на базе выбранного шаблона. Такие шаблоны позволяют автоматически наполнять новые документы заранее подготовленным стандартным содержанием и оформлением. Например, вы можете создать шаблон с логотипом фирмы и пользоваться им при подготовке официальных писем вашей фирмы.
   Рис. 2.4. Диалоговое окно создания документа

   5. После выполнения предыдущего шага документ открылся в режиме разметки страницы, который демонстрирует расположение текста на страницах. Чтобы перейти в обычный режим просмотра, выберите команду Вид → Режимы просмотра документа → Черновик (View → Document View → Draft). Результат показан на рис. 2.5.
   6. Переключитесь обратно в режим разметки страницы, щелкнув на кнопке Вид → Режимы просмотра документа → Разметка страницы (View → Document View → Page Layout).
   7. Установите флажок Линейка (Ruler) на вкладке Вид (View) в группе Показать или скрыть (Show/Hide). В результате будет отображена линейка.
   Как вы видите, окно Word обладает всеми элементами текстового процессора. В заголовке выводится название документа. Вкладки ленты обеспечивают доступ к командам. Вкладки содержат кнопки, объединенные в группы. Строка состояния сообщает о количестве страниц и разделов в документе, обозначает текущее положение текстового курсора и содержит индикаторы некоторых режимов программы. Вертикальная полоса прокрутки обеспечивает быстрое перемещение по тексту документа вверх и вниз. Можно также включить режим вывода линейки, облегчающей выравнивание объектов.
   Рис. 2.5. Окно Word в режиме Черновик
Упражнение 4. Структура документа
   Поскольку программа Word предназначена для обработки текста, документ Word в основном состоит из символов, слов и абзацев. В обычном режиме просмотра текст не разбивается на страницы, однако его ширина ограничена шириной страницы, заданной для документа. Строки внутри абзаца переносятся автоматически, а нажатие клавиши Enter формирует переход к следующему абзацу. Помимо обычных букв, цифр и знаков, в тексте Word встречаются специальные управляющие непечатаемые символы (рис. 2.6).
   1. Для вывода на экран непечатаемых символов щелкните на кнопке Отобразить все знаки (Show/Hide), находящейся на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph).
   2. Чтобы получше рассмотреть документ, щелкните на кнопке Вид → Масштаб → По ширине страницы (View → Zoom → Page Width). После этого текст будет выглядеть так, как показано на рис. 2.6. Режим демонстрации непечатаемых символов облегчает разметку документа и позволяет разобраться в его структуре. Знаки конца ячейки говорят о том, что текст на рисунке оформлен в виде таблицы, хотя рамка этой таблицы невидима.
   Рис. 2.6. Непечатаемые символы Word

   3. Чтобы скрыть непечатаемые символы, повторно щелкните на кнопке Главная → Абзац → Отобразить все знаки (Home → Paragraph → Show/Hide). В документе Word всегда присутствует текстовый курсор, который отображается в виде вертикальной мерцающей черты. Ввод текста выполняется в точке расположения курсора. Перемещается курсор с помощью клавиш со стрелками или щелчком мыши. Word поддерживает два режима ввода символов. Если в строке состояния отображен индикатор Замена (Owertype), то вводимые символы замещают знаки, расположенные справа от курсора. Если отображен индикатор Вставка (Insert), символы добавляются в текст в точке курсора. Режимы замещения/вставки переключаются клавишей Insert.

Excel

Упражнение 5. Лист Excel
   Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются рабочими книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.
   1. Запустите Excel. В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, расположенных на отдельных вкладках. При создании нового документа появляются три чистых листа, ярлычки которых видны в нижней части окна документа. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся слиянием буквы столбца и цифры строки. Верхняя левая ячейка (ячейка А1) окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.
   Рис. 2.7. Лист Excel

   2. Введите текст Тренировочная таблица, как показано на рис. 2.7, и два раза нажмите клавишу Enter.
   3. Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter и Tab либо просто щелкните на ячейке, содержимое которой нужно изменить.
   4. Введите текст 1 квартал.
   5. Сместитесь на одну ячейку вправо и введите текст 2 квартал.
   6. Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рис. 2.7.
Упражнение 6. Графическое представление информации
   Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. В Office имеется стандартный модуль для построения графиков и диаграмм, однако в Excel для этих целей имеется собственный модуль, возможности которого несколько шире.
   1. Выделите ячейки в диапазоне от A3 до Е7. Для этого сначала щелкните на ячейке A3, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е7.
   2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Диаграммы (Charts) щелкните на кнопке Гистограмма (Column) и в появившейся коллекции выберите элемент Гистограмма с группировкой (Clustered Column).
   Рис. 2.8. Лист Excel с диаграммой

   На листе появится область диаграммы с диаграммой, построенной на основе выбранных вами данных.
   Примечание
   Также обратите внимание на появление трех дополнительных вкладок для работы с диаграммами. Мы рассмотрим их подробнее на занятиях, посвященных Excel.
   3. Захватите сформированную диаграмму мышью и перетащите ее под таблицу данных, разместив так, как показано на рис. 2.8.
   4. Чтобы распечатать полученный лист, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню перейдите в подменю Печать (Print) и выберите в нем команду Быстрая печать (Quick Print).

PowerPoint

Упражнение 7. Презентация PowerPoint
   Попробуем с помощью PowerPoint подготовить красочно оформленные материалы для доклада.
   1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007).
   2. Создадим презентацию на основе шаблона, поставляемого с Microsoft Office 2007. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).
   3. В открывшемся диалоговом окне Создание презентации (New Presentation) в списке Шаблоны (Templates) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates), как показано на рис. 2.9.
   4. В списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите шаблон Рекламный буклет (Pitchbook).
   5. Щелкните на кнопке Создать (Create). На экране появится презентация, (рис. 2.10). В левой части окна отображаются эскизы слайдов, в правой части – текущий слайд.
   6. Чтобы последовательно просмотреть все слайды презентации, щелкните в расположенной справа области слайда, а затем для смены слайдов нажимайте клавиши Page Down и Page Up или щелкайте на кнопках полосы прокрутки. Презентации, создаваемые на основе шаблонов, уже наполнены определенным текстом и имеют привлекательный дизайн.
   Рис. 2.9. Диалоговое окно создания презентации
   Совет
   Текст можно заменять и на самих слайдах. Если на слайде присутствует область, обведенная пунктирной рамкой, щелкните на ней. Она обозначает ту часть слайда, где должен размещаться текст. Служебная надпись, которая не отображается в содержании презентации, исчезнет, и вы сможете сразу ввести требуемую информацию. Такие рамки также называют местозаполнителями, они видны на первом слайде презентации.
   7. Для замены стандартного текста своей информацией щелкайте на строках области содержания презентации, удаляйте текст, сгенерированный мастером, и вводите свой.
Упражнение 8. Электронное слайд-шоу
   Если в вашем распоряжении есть большой дисплей или компьютерный проектор, электронную презентацию можно демонстрировать в большом конференц-зале. Такой способ проведения доклада дает много неоспоримых преимуществ. Вы можете украсить слайды разнообразными переходами, когда абзацы, строки или элементы диаграмм выводятся на экран поочередно как раз в тот момент, когда докладчик ссылается на них. Электронное слайд-шоу позволяет показать видеоролик и воспроизвести текст докладчика. В слайд-фильм можно внедрить документ другого приложения, например чертежи проекта, которые открываются в ходе презентации и демонстрируют вспомогательную информацию.
   Рис. 2.10. Презентация PowerPoint

   Чтобы добавить в слайд-фильм специальные эффекты, выполните следующие шаги.
   1. Щелкните на кнопке Вид → Режимы просмотра презентации → Сортировщик слайдов (View → Presentation View → Slide Sorter). Режим сортировщика позволяет показать сразу все слайды (рис. 2.11). Данный режим удобен для перестановки слайдов и настройки переходов. В шаблоне могут быть уже назначены переходы всем слайдам, о чем говорят значки перехода, расположенные под слайдами. В нашем случае переходы не назначены.
   Совет
   В режим сортировщика слайдов можно перейти, щелкнув на кнопке Сортировщик слайдов (Slide Sorter), расположенной в правом нижнем углу окна презентации.
   Рис. 2.11. Режим сортировщика слайдов

   2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations), как показано на рис. 2.12. В группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) вы можете выбрать эффект, который будет применяться при смене предыдущего слайда текущим.
   3. Выделите мышью пятый слайд и в коллекции Дополнительные параметры (More) выберите элемент Появление снизу (Fly From Bottom).
   4. Щелчком на кнопке Просмотр (Preview), расположенной в группе Просмотр (Preview), можно запустить выбранный эффект, а в раскрывающемся списке Скорость перехода (Transition Speed) установить скорость перехода.
   5. Аналогичным способом назначьте шестому слайду анимацию Появление слева (Fly From Left).
   6. Щелкните на четвертом слайде.
   7. Выберите в списке пункт Наплыв вправо (Cover Right).
   8. Для второго и третьего слайдов выберите соответственно эффекты Случайные вертикальные полосы (Random Bars Vertical) и Растворение (Dissolve).
   9. Чтобы просмотреть слайд-шоу, щелкните на кнопке Показ слайдов → Начать показ слайдов → С начала (Slide Show → Start Slide Show → From Beginning). Для перехода к последующим слайдам нажимайте клавишу Enter. Для завершения демонстрации нажмите клавишу Esc.
   Рис. 2.12. Коллекция эффектов для переходов между слайдами

Access

   Базы данных в чем-то похожи на электронные таблицы. Те и другие оперируют табличными данными. Но если электронные таблицы, как правило, служат для проведения расчетов, то основное предназначение баз данных – хранение больших массивов информации, их сортировка и поиск запрашиваемых данных. Программа Access – это интерактивная оболочка базы данных, позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов.
Упражнение 9. База данных Access
   Чтобы создать базу данных, выполните следующие шаги.
   1. Запустите Microsoft Access и в открывшемся окне этого приложения (рис. 2.13) щелкните на элементе Новая база данных (Blank Database).
   Рис. 2.13. Стартовое окно Microsoft Access

   2. Щелкните на кнопке Создать (Create).
   Примечание
   В поле Имя файла (File Name) вы можете ввести имя файла базы данных. В нашем примере мы оставим имя базы данных, заданное по умолчанию.
   3. Появится окно Access в режиме ввода данных в таблицу. Введите в ячейки открывшейся таблицы какие-нибудь данные. Для перемещения по клеткам пользуйтесь клавишами со стрелками. Пример небольшой таблицы показан на рис. 2.14.
   Примечание
   База данных состоит из однотипных записей. Такая запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.
   4. Щелчком на кнопке с косым крестом закройте окно таблицы.
   Рис. 2.14. Создание таблицы путем ввода данных

   5. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).
   6. В текстовое поле открывшегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.
Упражнение 10. Формы
   Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем упражнении, выполните следующие действия.
   1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в появившейся коллекции выберите элемент Мастер форм (Form Wizard).
   2. В появившемся первом окне мастера щелкните на кнопке >>, чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).
   3. Во втором окне мастера установите переключатель Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).
   4. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем – на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных (рис. 2.15). Одновременно значок новой формы появится в области переходов. С помощью формы можно просматривать, изменять и удалять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.
   Рис. 2.15. Форма

   5. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record).
   6. Заполните четыре пустых поля согласно рис. 2.16.
   7. Удалите только что созданную запись. Для этого щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная → Записи → Удалить (Home → Records → Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).
   8. Закройте окно формы и на запрос о сохранении щелкните на кнопке Да (Yes).