Интеллектуальные развлечения. Интересные иллюзии, логические игры и загадки.

Дэвид Аллен
Готовность ко всему
52 принципа продуктивности для работы и жизни

Ready for Anything:52 Productivity Principes for Work and Life

Содержание

Введение: упростите путь к спокойствию

Часть первая: ОСВОБОДИТЕ СВОЙ РАЗУМ ДЛЯ ТВОРЧЕСТВАили Заставьте незавершённости оставить Вас в покое

1. Процесс расчистки создаёт новые направления.
Подготовились к встрече с Неизвестным?

2. Вы можете быть спокойны насчёт того, что вы не делаете, только когда Вы знаете, что Вы не делаете.
Почему "попытки самоорганизации" обычно не срабатывали

3. Знание своих текущих обязательств способствует правильному выбору новых.
Когда сосредоточенность на чём-то одном становится крайностью

4. Чтобы попасть туда, куда вы собираетесь, требуется знать, где вы находитесь.
Забудьте про Будущее - просто поднажмите

5. Бесконечные перспективы поглощаются ограниченными возможностями.
Одноминутный Менеджер рабочего процесса

6. Два обязательства в вашей голове создают стресс и чувство провала.
Разбираемся с делами: скоростной или оперативный метод?

7. Приоритеты функционируют только на сознательном уровне.
Опасность "Неважных" проектов

8. Закрытие открытых вопросов освобождает энергию.
Волшебная приземлённость

9. Если что-то постоянно крутится у вас в голове, то, вероятно, потому, что оно не выполняется.
Основы психологической RAM

10. Творчество возникает тогда, когда для него есть место.
Это всё что есть?

11. Чем глубже канал, тем мощнее поток.
Вы действительно готовы к бoльшему?

12. Беспокойство - это напрасная трата времени и сил.
Выбросьте из головы постоянное обдумывание

13. Вы - это не ваша работа.
Большой Секрет моих списков


Часть вторая: КОНЦЕНТРИРУЙТЕСЬ ПРОДУКТИВНОили Какова точка вашей точки зрения

14. Для большей ясности, смотрите с более высокого места.
Игра Дня

15. Вы не узнаете, как это сделать, пока сами не сделаете.
Проснись и пой

16. Трудиться достаточно тяжело невозможно.
Всё время сверхурочная работа?

17. Энергия следует за мыслями.
Что вы кладёте перед своей дверью?

18. Чем более ясна ваша цель, тем больше способов её достигнуть.
Гостите ли вы в своей гостиной?

19. "Самое лучшее" гораздо лучше чем "просто хорошее".
Как стать непобедимым

20. Изменение концентрации эквивалентно изменению результата.
Готовы ли вы к "готовности"?

21. Перспектива - самый ценный товар на планете.
Завязывайте "узелки на память" в своём лучшем состоянии сознания

22. Вы должны думать о своих делах больше, чем вы думаете.
Продуктивность не возникает сама по себе

23. Вы не должны думать о своих делах настолько много, насколько вы опасаетесь.
Покончите со своими незавершённостями

24. Если вы знаете своё дело, то повышение эффективности — это единственная возможность совершенствования.
Превосходство стресса

25. Состояние, когда у вас на уме только одна вещь.
Насколько важно то, что не является самым важным?

26. Важность будущей цели в том, что она способствует изменению настоящего.
Стать или сделать? Вот в чём вопрос?


Часть третья: СОЗДАЙТЕ СТРУКТУРЫ, КОТОРЫЕ БУДУТ НА ВАС РАБОТАТЬили Трудно удержаться на треке без разметки

27. Стабильность на одном уровне вызывает творческое вдохновение на другом.
Организация и творчество: друзья или враги?

28. И форма, и функция должны соответствовать максимальной продуктивности.
Мечтатель и Деятель — личное разделение труда

29. Ваша система должна быть надёжнее вашего сознания, чтобы оно могло освободиться.
Может ли ваш разум удержать концентрацию на новой работе?

30. Правильная реакция способствует выживаемости.
Наркотик Беспорядка

 "upr.org.ru/Artices/52Things/31.htm" 31. Качество вашей системы определяется её самым слабым звеном.
В каком состоянии ваша система зажигания?

32. Эффективность вашей системы обратно пропорциональна вашей сосредоточенности на ней.
Удачная система та, которую не замечаешь

33. Функция обуславливается формой.
Какие кастрюли необходимо помешать?

 "upr.org.ru/Artices/52Things/34.htm" 34. Вы не можете выиграть игру, правил которой не знаете.
Огромная пропасть между обдумыванием и выполнением

35. Если за дело отвечает больше одного человека, виноватых не найти.
Внутренний Комитет

36. Предпочтите принципы составлению правил.
Когда вы в лучшей форме...

37. Используйте свой разум для обдумывания своей работы, вместо того, чтобы только думать о том, что это надо бы сделать.
Есть ли в порядке беспорядочность?

38. Ваши мысли могут оказаться гораздо ценнее, чем вы думаете.
Радость свободы и порядка

39. Потребность в планировании и организации обратно пропорциональна количеству имеющихся ресурсов.
Почему Человеческой расе требуется так много времени для развития


Часть четвёртая: РАССЛАБЬТЕСЬ И ПРИСТУПАЙТЕили Как быть, если надо действовать

40. Игра, в которой вы — единственный участник.
Новые основополагающие принципы

41. Излишний контроль ведёт к его отсутствию.
Являетесь ли вы "поклонником процесса организации"?

42. Чем лучше вы становитесь, тем большего от вас требуют.
Прыжок!

43. Чтобы доверять собственному выбору, самоуправление должно быть многоуровневым.
Сейчас 9:45 утра. Что я должен делать?

44. Ваша производительность пропорциональна способности расслабляться.
Уравнение Свободы/Производительности

45. Ожидаемые неожиданности неожиданностями не являются.
Продуктивное заглядывание в бездну

46. Чем шире горизонт вашего внимания, тем изящнее действия.
Ритм действий

47. Тише едешь — дальше будешь.
Нужно ли котелку кипеть?

48. У вас на любой проект не будет времени.
Коварные Сирены "Долгосрочного периода"

49. Небольшие, регулярные действия определяют результат.
Важность 20-ти процентов

50. Чтобы что-то знать, надо что-то делать.
Кто по-настоящему заинтересован в продуктивности? (В самом деле?)

51. Перемещаться легче, когда вы уже находитесь в движении.
Подавлены? Сядьте за руль

52. Происхождение самых больших успехов часто связано с первоначальными сокрушительными неудачами.
Год Лучших Решений


Часть пятая: ВСПОМИНАЕМ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫили Здравый смысл не такой уж и здравый

Пять фаз мастерского управления рабочим процессом.

Диаграмма процесса обработки и организации.

Модель естественного планирования.

Еженедельный Обзор.

Послесловие.

Перевёл с английского Демченко Дмитрий В.
(ddv
pgv.ru)

Вступление: упростите путь к спокойствию
Отличительной особенностью максимальной продуктивности любой деятельности является достижение цели с приложением минимально возможных усилий, будь то производство мебели, строительство автострад, или просто веселье. Факт того, что вообще прикладываются какие-то "усилия", подразумевает, что мы противостоим сопротивлению и препятствиям, возникающим на пути выполнения чего-либо. Имеется множество вещей, которые способны улучшить продуктивность путём увеличения эффективности взаимодействия с помехами, барьерами и отвлечениями, которые возникают на нашем пути — со всем тем, что противостоит нам или ослабляет наше движение вперёд. В мире, полностью лишённом сопротивления, всё появлялось бы сразу, как только представлялось — не было бы никакой потребности в обучении достижению большей гибкости и концентрации, а также во всяческих хороших системах и подходах. Однако, в мире, в котором и вы, и я обитаем, чтобы реально получить то, что мы хотим, да ещё и с наибольшей эффективностью, мы должны быть готовы ко всему. И всегда есть вещи, которые мы можем сделать для облегчения стремительного достижения целей и сохранения этого темпа и дальше.
Я потратил больше двух десятилетий, исследуя лучшие методы достижения более спокойного, позитивного и жизнеспособного образа жизни и работы. И как консультант по управлению и достижению максимальной продуктивности, я помог тысячам профессионалов внедрить то, что я обнаружил, чтобы они смогли работать более продуктивно и получать от этого ещё большее удовольствие. Когда люди получают в своё распоряжение метод достижения того самого баланса ежедневно прикладываемых усилий, независимо от того, что происходит, они становятся способными к проявлению большей интуиции и творческого потенциала. Они становятся более продвинутыми в обработке информации, управлении своими мыслями и чувствами, сосредоточенности на результатах, и доверии самому себе в суждениях о том, что надо делать дальше. У них есть систематический подход к самим себе и своей работе, который намного более полезен, чем простая надежда на возможность быстро разрулить давящие кризисы окружающего мира. Когда люди знают, что у них для любой ситуации имеется соответствующая случаю модель поведения, они более спокойны. А когда они спокойны, всё улучшается. Выполняется больше работы с меньшим количеством усилий, и проявляется ещё куча других замечательных побочных эффектов, которые являются приятным дополнением к желаемым результатам и общему качеству жизни.
Происхождение методов, которые я преподаю, восходит к тем системам и моделям поведения, которые, как я обнаружил, способны поддерживать нас в нашей лучшей форме. С начала 1980-ых, они показали себя очень эффективными независимо от уровня применения — и для отдельных людей и для организаций. Этапы данной методики и всего процесса были описаны в моей первой книге " "upr.org.ru/Artices/GTD/Content.htm" Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса". Её успех во всём мире показал, что люди широкого спектра культур и карьер оказались готовы к этой информации и жаждали перемен. Они устали от ощущения подавленности своей работой и делами повседневной жизни и хотели вернуть утерянные возможности творческого мышления. Они искали новый подход, систему, на которую можно было бы рассчитывать, независимо от того, какую работу они выполняли или какой выдался сложный день. Им нужна была структура — но структура естественная, которая соответствовала бы их сложному образу жизни и обеспечивала бы больше свободы, а не больше ограничений.
В то время, когда я разрабатывал и внедрял элементы своего метода — что, когда, и как делать, которые и составляют основу всей методики, я начал делать кое-что ещё: я стал записывать, что скрывается за этими действиями. Почему они сработали так хорошо? Почему они помогли достичь максимальной степени производительности в какой-либо деятельности и заставили почувствовать себя лучше? Был ли какой-то глубокий смысл в этой работе? Какой фундамент скрывается за этим успехом? В основе, как оказалось, лежали основные принципы, из которых и состоит вся методология — факторы, которые оставались действенными независимо от того, когда, где или кем они были применены.
Кто-то может быть превосходным водителем гоночного автомобиля, не зная ничего о гравитации, даже притом, что гравитация является основной силой, влияющей на всё, что делается за рулевым колесом. Чтобы выиграть гонки, водитель должен только справиться с управлением, скоростью на прямых участках и техникой поворотов, а также не забывать всегда держать автомобиль под контролем. Вы делаете свою работу, а гравитация делает свою. Управляйте собой, и автомобиль будет прекрасно управляем. Но что, если уверенное вождение через некоторое время станет для вас не достаточным? Что, если вы захотите знать больше о том, почему ваши навыки работают так хорошо, и как они препятствуют возникновению аварий? Что, если вы захотите стать ближе к секретам, скрывающимся за вашими собственными успехами? И что, если понимание этих секретов приведёт к увеличению продуктивности и даже ещё большим достижениям?
В 1997 году, я начал исследовать эти вопросы, собирая ряд принципов, которые, как мне казалось, лежали в основе продуктивного поведения, и стал писать неофициальные эссе о значении и применении этих истин в повседневной жизни. Я начал утверждаться в своей основной предпосылке, что способность быть производительным прямо пропорциональна способности расслабляться. Далее я исследовал четыре главных области продуктивного поведения:

1. Сбор и обособление всех наших внутренних и внешних "открытых вопросов", чтобы восстановить ясность и энергию.
2. Сознательное управление собственной концентрацией в пределах множества уровней результатов и ответственностей, которыми мы связаны.
3. Создание структур, которым можно доверять, и постоянное их использование для переключения концентрации и напоминаний по мере необходимости.
4. Сведение всего этого к гибкому продвижению вперёд на физическом уровне конкретных действий.

Я обнаружил, что люди не нуждались в ещё большей дисциплине как таковой — им нужен был дисциплинированный подход. Они не должны были работать ещё усерднее — им надо было лучше определить свою работу с учётом множества уровней детализации, и оставаться сосредоточенными на всех из них одновременно.
За всем этим лежит концепция "кристально чистого сознания", с основами которой я столкнулся много лет назад, изучая каратэ. Когда Вы бросаете гальку в водоем, что делает вода? Она отвечает в полном соответствии с силой броска и массой камня. Она не делает ничего больше и ничего меньше. Она реагирует не слишком остро и не слишком вяло. Она не реагирует вообще. Она просто взаимодействует с тем, что к ней приходит, и затем возвращается в своё естественное состояние. Вода делает так только потому, что она сама по себе такова. Человек может действовать таким же образом, только если он или она имеет сознательную систему, и если эта система построена на принципах, которые могут противостоять хаосу и стрессу. Эти принципы должны соответствовать глубинным понятиям нашей натуры.
Спустя два года после того, как я начал создавать свои эссе, я решил писать и распространять информационный бюллетень среди тех, кто решил познакомиться с моими методами. Моя надежда состояла в том, чтобы активизировать сеть практиков и построить сообщество людей, посвящённое хорошему выполнению работы, так чтобы можно было делиться между собой лучшими практическими методами, и радоваться жизни. Каждый информационный бюллетень был предназначен для укрепления и расширения идей контроля в спокойном состоянии с превосходной производительностью. Я задавался вопросом, ответят ли люди.
Очень скоро ответ превысил все мои ожидания. В течение двух лет наша читательская аудитория увеличилась десятикратно, от двух тысяч до двадцати тысяч подписчиков. Год спустя количество достигло тридцати тысяч и всё ещё увеличивалось. Люди рассылали информационные бюллетени по собственным информационным каналам. Они отсылались по электронной почте по всей стране и по всему земному шару. Некоторые печатали, сшивали и переплетали бумажные копии, распространяя их среди друзей и коллег. Кто-то вывешивал их в лифтах на работе. Они обнаруживались повсюду. Некоторые из эссе склонялись больше к практическим советам, другие копали ещё глубже. Все развивали и наращивали моё понимание "почему", добавляя ценность к тому, что уже было раньше.
Отзывы были кардинально положительными — оказалось, что люди жаждут укрепления основ, исследования всех тонкостей, и ощущения приятных сюрпризов от применения некоторых самых простых техник, инструментов и знаний. Эти люди едва ли относились к "отстающему классу" — о самых выгодных преимуществах от использования этого материала сообщили некоторые из лучших и самых ярких людей на планете, многие из которых уже и так достигли высокого процента продуктивности, следуя каким-то своим стандартам.
Пришло время объединить этот материал в отдельную книгу.
Следующие принципы, комментарии и эссе формируют основу, которая, я верю, представляет собой не просто подсказки и хитрости. Независимо от того, внедрили ли люди полностью на практике методику, описанную в книге " "upr.org.ru/Artices/GTD/Content.htm" Как разобраться с делами" или нет, всегда находились ещё вещи, которые каждый мог бы делать всё лучше и лучше, и которые могли бы улучшить их продуктивность и общее благосостояние. Вы найдёте, что эти элементы заново утверждаются и укрепляются в этих принципах и эссе.
Весь материал был рассортирован по четырём главным областям продуктивного поведения, которые они призваны поддерживать: завершение, концентрация, структурирование и действие. Принципы и эссе так сгруппированы вовсе не для того, чтобы ограничиться только этими заголовками и дать исчерпывающее представление этих тем, а скорее для стимулирования вашего собственного процесса мышления и подтверждения лучших способов обращаться с вещами.
Иногда люди (и целые группы) получают огромное преимущество за счёт завершения старых вещей и "расчистки палубы" (Часть I). А иногда первичной является правильная концентрация (Часть II). Тем не менее, есть ситуации, которые требуют структуризации и систематизации в качестве наиболее важных условий для роста (Часть III). В остальных же случаях требуется просто попытаться выполнить что-то как можно лучше (Часть IV). Все эти аспекты важны, но часто какой-то определённый из них позволяет достигнуть следующего уровня продуктивности. Часть V предлагает контрольные списки в качестве напоминаний и ссылок на основные практические моменты, для того, чтобы оставаться на вершине всего рабочего потока.
Вы заметите, что эссе не точно представляют принципы, которые из них следуют, а скорее являются пищей для размышления на заданную тему.* А заключительные вопросы каждой темы под заголовком "Между прочим..." — просто способствуют вашему личному соображению насчёт возможности применения этих принципов в собственном "хозяйстве". Человеческое поведение и понимание могут быть одновременно очень простыми, и очень сложными, являясь бесконечным источником для исследования, и я старался утверждать всё не слишком категорично. Но вы найдёте, по крайней мере, намёки относительно того, как функционирует работа на более высоких уровнях, как функционируем мы, и окружающий нас мир. От того, как вы усвоите и внедрите на практике эти принципы, зависит возможность привнесения целостности в вашу работу и в вашу жизнь. Их чтение, вероятно, укрепит вас в желании привнесения тонких изменений в ваше восприятие, которые приведут к изменениям вашего поведения. А изменение поведения приведёт к изменению результатов ваших действий. Вещи меняются всё больше и больше. За изменениями следуют изменения. Очень часто постоянно выполняемые небольшие действия оказывают огромное влияние на значительные изменения стратегического уровня.

* В данной книге эти принципы пронумерованы последовательно, но не так, как они нумеровались в информационных бюллетенях (хотя относительно начальных номеров это так). Кроме того, некоторые эссе были объединены уже с другими принципами, отличными от тех, которые были выбраны первоначально.


Как я уже говорил, вам, вероятно, не понадобится работать ещё усерднее. Вы также можете не почувствовать необходимость внедрения шаг за шагом всей системы и процессов, которые были описаны в книге "Как разобраться с делами". Но время от времени вам может понадобиться управлять незавершённостями лучше, быть более творческим и раскрепощённым, быть более сосредоточенным на процессе мышления, использовать собственную интуицию, иметь более хорошие структуры, быть более гибким и расслабленным, или просто перейти к конкретным действиям. Любая из вышеупомянутых тем сделает вас более продуктивным. Эта книга обеспечит вас важными перспективами во всех этих областях и, может быть, содержит тот самый ключ, который необходим вам для начала полезного самовыражения на новом уровне.
Вы, вероятно, найдёте этот материал знакомым для себя. Не то, чтобы вы уже читали это где-нибудь ещё, а в смысле того, что вы распознaете в некоторых вещах то, что и так уже знаете интуитивно. Чтобы получить пользу от содержания книги, не требуется каких-то новых навыков или изучения основ новой информации. Это произведение, вероятно, только подтвердит бoльшую часть того, что вы уже и так знаете и применяете. Но оно также поставит перед вами задачу применения этих знаний на более сознательном уровне и на более постоянной основе — а это и есть источник настоящей силы и могущества. Эта книга — компиляция эффективных возможностей и способов поведения, применимых везде и в любое время. Хотя каждый из них в отдельности и имеет собственные заслуги в обеспечении продуктивности, в целом они способны обеспечить более богатый опыт, чем просто сумма всех составных частей.
Достигнете ли вы этого сразу или нет, я приглашаю вас в общих чертах составить себе представление о положительной динамической готовности к жизни, которое будет постепенно появляться у вас по мере чтения данной книги.
Я продолжаю удивляться, по-видимому, бесконечным способам, с помощью которых могут быть исследованы и испытаны принципы личной эффективности. Все попытки всегда приводят к тем же самым основным истинам, но наши исследования каждый раз обеспечивают нас более глубокими знаниями о новых способах и методах. Размышления, собранные в этой книге, без сомнения, приоткроют шире двери для дальнейших открытий. Один значительный уровень сменяется на другой, а затем на другой и так далее. Витки спирали продолжают расширяться. Для меня столь интересно и вдохновляюще думать о том, что ещё не вошло в эту книгу наравне со всем остальным. Я надеюсь, что вы найдёте это, как в своё время это удалось сделать мне, и это тоже будет не самое последнее слово в методике, а лишь очередная дверь для дальнейших открытий.
"Состояние готовности" мастера военных искусств не пассивное, активное или чем-то ограниченное. Оно полностью динамическое, живое, творческое и способное к расширению. Но оно даётся нелегко. Оно обеспечивается всё более и более утончёнными тренировками и опытом работы и жизни. Может быть, эти принципы послужат дорожными знаками и указателями на вашем собственном пути развития.
ПЕРВАЯ ЧАСТЬОСВОБОДИТЕ СВОЙ РАЗУМ ДЛЯ ТВОРЧЕСТВАилиЗаставьте незавершённости оставить Вас в покое

Это сумасшествие. У нас нет времени завершить свою работу из-за того объёма, который мы должны сделать. И мы бы значительно лучше себя чувствовали, если бы у нас не было того количества мелочей, с которым приходится иметь дело. Москиты могут сорвать охоту на крупную дичь. Свет в конце этого туннеля есть, но для того, чтобы из него выйти, по нему придётся пройти. Иногда наибольший рост продуктивной энергии наблюдается при избавлении от паутины старых дел и "расчистке палубы" — при отбрасывании затерявшихся осколков, препятствующих продвижению вперёд.

1

Процесс расчистки создаёт новые направления

Завершение открытых вопросов, будь это основные проекты или просто коробки с барахлом, которые мы должны разобрать, подготавливает почву для возникновения более чистой, ясной и полной энергии, для выполнения чего-то нового. Мы часто не уверены, чем следует заняться в следующую очередь. В этом случае просто проясните или выполните что-то для вас очевидное и находящееся поблизости. И скоро у вас появится энергия и ясность понимания, что же является следующим. Вы расчистите палубу для более эффективной работы на всех направлениях. Обработайте свою корзинку входящих материалов, свою электронную почту, или прибиритесь в основном ящике своего стола. Вам всё-равно это придётся когда-нибудь сделать.

Подготовились к встрече с Неизвестным?
Всегда что-то надвигается — возможно, оно появится через несколько дней — и это "что-то" собирается изменить ваш мир. Вы ещё этого не видите, вы ничего об этом не знаете, но оно — там, и непреклонно приближается, чтобы, как предначертано судьбой, развернуть всё неожиданным для вас образом. Это могло случиться рано или поздно, но это произойдёт. Поверьте мне.
Сделайте такую запись в своём ежедневнике на будущую дату, отстоящую точно на четыре недели от сегодняшнего числа: "Дэвид Аллен месяц назад сказал, что кое-что надвигается, что я не могу предвидеть, и что это значительно на мне скажется". Докажите, что я ошибаюсь.
Вы готовы? Нанесёт ли это неожиданное событие ущерб вашему чувству контроля над ситуацией? Или вы увидете в этом только ещё одну возможность проявления творчества, которое выведет вас на новый уровень самовыражения? Как вы готовитесь к неожиданностям, которые непременно последуют на пути получения нового опыта?
Я так думаю, есть два основных способа обращения с непредвиденными ситуациями:

1. Спиритический. Если Бог — это всё, а вы — часть всего, просто расслабьтесь.
2. Все остальные. Для этого вы должны собрать все дела вместе, так чтобы вы могли продвигать их надлежащим образом.

Старая азиатская пословица говорит: "Чем больше вы потеете в мирных условиях, тем меньше будете кровоточить в условиях войны". Военная модель не плохой вариант — в вооруженных силах, если вы не воюете, то вы всё-равно обучаетесь этому. Большинство людей начинают готовиться к изменениям за несколько дней до длительного отпуска, или когда они разводятся и должны продать всё, что имеют, или когда случается ещё что-то глобальное на жизненном пути, что заставляет их заново обдумать всё это и получить немного бoльшую ясность относительно своих обязательств и сопутствующих вещей. Они расчищают, закрывают и перезаключают договорённости с самими собой и другими людьми.
Я предлагаю вам делать это еженедельно. И организовать себя настолько, чтобы, когда собрание персонала задерживается, вы могли обрабатывать свою корзинку входящих, или читать материалы из стопки для прочтения/просмотра. Или когда вы ждёте готовности своей супруги (когда она на самом деле будет готова), вы могли бы проверить не надо ли кому-нибудь позвонить. Я знаю очень немногих людей на планете, которые достаточно хорошо заботятся о своём времени и оптимизируют каждое образовавшееся в нём окно. Если вы таким образом не используете в своих интересах своё же время, на вашем месте я спросил бы себя: "Почему нет"?

Всё интеллектуальное совершенствование происходит от свободного времени.
Сэмуэль Джонсон

Именно акт всепрощения открывает единственный возможный способ думать творчески о будущем.
Отец Дезмонд Уилсон


Когда вы в последний раз обновляли свой список проектов (те вещи, которые требуют для своего исполнения более одного шага) и продвигали их установкой следующего действия по каждому из проектов вашей системы? Степень невыполненности упомянутых действий соответствует степени испытываемого вами ненужного стресса.
Заведите себе вездесущий инструмент сбора идей, если у вас его ещё нет. Это то, куда можно было бы записать разные вещи, где бы они вам не пришли в голову. Вам необходимо что-то, что всегда будет с собой — на пляже, в клубе, за рабочим столом или за обедом вне офиса или дома. Было бы неплохо связать этот инструмент со своим бумажником или кошельком, которые уже относятся к той категории вещей, что всегда с вами. Чем старше, мудрее и искушённее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем больше вам приходит в голову отличных идей относительно того, что в данный момент не применимо.
Вы могли уже это понять самостоятельно, что вы должны выбросить из своей головы все вещи, имеющие потенциальное будущее значение, или представляющие собой потенциальные соглашения с собой и другими людьми. Но вы должны применять это на практике, записывая всё это сразу, как только оно возникнет. Если всё это напомнило вам о какой-нибудь "нужной вещи", которую следует сделать, запишите это куда-нибудь. Куда? Подойдут карманные блокноты, мелкие карточки, миниатюрные диктофоны — что бы то ни было.
Сделайте свой вездесущий инструмент сбора стандартным жизненным акcессуаром. Отсутствие его при себе должно вызывать у вас такое же ужасное чувство, как если бы вы собрались выходить на улицу, а на вас не было бы обуви. Это выведет вас на новый уровень творческого мышления и деятельности.


Между прочим...

Какие у вас потенциальные области для расчистки?

Что вы предпримите, когда будете не уверены, что следует делать дальше?

От каких дел или проектов вы могли бы сегодня практически навсегда отказаться?


Когда вы всё знаете, вы подобны небу, затянутому тучами. Иногда оно озаряется вспышками. После того, как они исчезают, вы забываете о них, и не остаётся ничего, кроме тёмного неба. Мораль в том, чтобы никогда не удивляться внезапно возникающим ударам молнии. И когда молния действительно сверкает, перед вами открывается замечательный вид. Когда внутри нас пустота, мы всегда готовы наблюдать вспышки молнии.
Шанри Сузуки
Вы можете быть спокойны насчёт того, что вы не делаете, только когда вы знаете, что вы не делаете

2

Стресс возникает от того, что нарушаются соглашения с самим собой. Вы сможете уменьшить его, только если будете эти соглашения соблюдать, отмените их, или перезаключите на новых условиях. Но вам не удастся перезаключить те соглашения, о которых вы позабыли. Поскольку память человека, своеобразная RAM, не делает различий между прошлым, настоящим и будущим, все вещи, которые необходимо сделать, размещённые там, начинают всё время на вас давить. Они должны быть осознаны вами, и сохранены так, чтобы облегчить давление на вас.

Почему "попытки самоорганизации" обычно не срабатывали
На днях у меня было ещё одно озарение. У многих людей аллергия на "самоорганизацию" возникла только потому, что они уже испытали полнейшую неудачу при попытке использования списков дел. Эти списки не сработали, потому что они были попыткой объединить очень разные вещи и функции в одно событие и контекст. Если вы пытаетесь сделать что-то слишком простым, то это заставит всё казаться более сложным и трудным. Да, мы все сталкивались с рядом вещей, кричащих внутри нас на нас же, и мы получили временное облегчение с помощью "составления списка". Но эта первая помощь не работает в качестве постоянно используемой стратегии.
Когда большинство людей принимается писать список, они фактически пробуют объединить все пять фаз, которые мы определили в качестве этапов управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию, обзор и выполнение. Они одновременно пытаются "выцепить" вещи из своего сознания, решить, что они означают, устроить их некоторым логическим или значащим способом, тут же немедленно перескакивают на их сравнительную оценку друг с другом, а затем выбирают "самую важную" вещь, чтобы приступить к её выполнению. Люди, которые так поступают, обычно вознаграждаются краткосрочным уменьшением беспорядка, но они всё ещё остаются очень уязвимы по отношению к тому, что ещё не собрано, не обработано, не организовано и недооценено.

Все должно быть сделано настолько просто, насколько вообще возможно, но не проще.
Альберт Эйнштейн


За многие годы исследований и тренировок, мы обнаружили, что эти этапы управления рабочим процессом лучше всего отделить друг от друга. Вы должны сначала собрать всё, что находится в вашем сознании, и большое и мелкое. Затем следует индивидуально оценить каждый элемент из этого списка и спросить себя: "можно ли это сделать?". И если это так, то что является желаемым результатом? Каково конкретное следующее действие? Затем вам следует организовать все результаты своего мышления с учётом соответствующих категорий. На этом этапе вы сможете ясно увидеть все варианты того, что надо бы сделать, и осуществить наилучший выбор, с учётом всех критериев достижения цели (время, энергия, контекст, приоритеты, и т.д.).

Управлять собой просто, но не так, чтобы слишком.


Потратьте пять минут, найдите что-нибудь, что позволит вам всё быстро записать, и вывалите туда всё, что приходит вам в голову. При этом ничего не анализируйте и не организуйте. Позже вы сможете выяснить, что означает каждая вещь, если она вообще что-то значит. А пока, просто свалите всё в кучу. Дайте себе свободу выполнения только одной вещи за раз. Подойдите творчески к этому процессу, помечтайте, займитесь самовыражением, и сохраните всё это, не чувствуя ответственности за фактическое исполнение чего-либо! Потом, когда вы будете готовы руководить, возвратитесь к каждой из этих вещей и примите решение о том, что они означают, что вы собираетесь перепоручить, а что сделать, если вообще собираетесь что-либо предпринимать. Позже, вы сможете, уже как менеджер, принять тактические решения, относительно всех тех вещей из общего списка, которые стоит выполнять, с учётом времени и места. Каждый из этих этапов — это большая работа, требующая своей уникальной энергии и особенного вuдения. Не позволяйте им смешиваться.

Примите слабительное для своего мозга. Оно сработает лучше, чем от живота.
Мишель Эйкем де Монтень


Между прочим...

Когда вы в последний раз проводили полную очистку своей головы?

Есть ли у вас какие-либо дела, на которые вы избегаете даже смотреть?

Если бы вам не надо было беспокоиться о вещах, которые вы не сделали, как бы вы себя чувствовали?
Знание своих текущих обязательств способствует правильному выбору новых

3

Если вам неизвестен полный актуальный перечень своих дел по работе, то вы не сможете полностью осознавать то, что вы не можете сделать. Добросовестность будет вести вас к бесконечному количеству всё новых и новых дел. А когда вы сознательно отслеживаете все свои обязательства, то та же самая добросовестность вынудит вас быть более разборчивым и более часто говорить "нет", потому что вы будете более точно знать свои возможности и способности. Например, если вы разложите материалы для чтения и тут и там, вам будет трудно разобраться с ними сразу. Поместите их все в одно место, и вы за пару минут разделаетесь с большинством из них.

Действительно удачливый человек тот, который точно понимает собственные возможности и поддерживает устойчивый баланс между тем, что он может получить, и что он может использовать.
Питер Мере Лэтхем


Когда сосредоточенность на чём-то одном становится крайностью
Люди, обучающиеся боевому искусству выполнения работы, постоянно поднимают вопрос: каково оптимальное соотношение свободы и структурированности? Когда процесс организации и контроля заходит слишком далеко? И, с другой стороны, когда в проигрыше неточность и высокая степень количества открытых вопросов, или когда беспечность становится халатностью?

Помимо благородного искусства выполнения дел, есть благородное искусство оставления дел невыполненными. Жизненная мудрость состоит в устранении второстепенных вещей.
Лин Ютанг


Мы приучены думать, что ограничения способны нас только "доставать". Но нас также учат тому, что для достижения чего-либо, мы должны проявить настойчивость и поднажать, чтобы добиться результата — "Хоть землю носом рой". Что является наилучшим подходом?

Мы должны избегать двух комплементарных ошибок: с одной стороны, мир имеет уникальную, свойственную ему, заранее существующую структуру, ожидающую нашего вмешательства; а с другой — мир находится в ужасном хаосе. Первая ошибка — ошибка студента, который поражался, как астрономы могут узнавать истинные названия отдалённых созвездий. Вторая ошибка — ошибка Моржа в произведении Льюиса Кэрролла. Морж объединил ботинки с кораблями и сургучом, а капусту с королями.
Рубен Абель


Это не просто теоретическое или философское рассуждение. Когда ежедневно вы получаете четыре сотни электронных писем, сотню голосовых сообщений, и, к тому же, вас постоянно по пятьдесят раз на день отвлекают, вы обязательно столкнётесь с вопросом "свобода-против-структурированности". Приверженцы свободы в таких условиях теряются и не знают, за что браться, предпочитая просто всё игнорировать (за исключением забавных, лёгких, интересных или действительно "горящих" дел). У сторонников контроля имеются различные правила, факторы, а также папки внутри других папок, которые, в свою очередь, являются хранилищами папок более низкого уровня, обеспечивая самую мелкую детализацию, возможно ограниченную только бесстрашной широтой размаха того, кто их создаёт.
Каждый из нас имеет отношение к любой из сторон, ведь мы хотим всё контролировать, но не быть ограниченными чем-либо. Проблема происходит от отрицательной предпосылки (и фактического опыта), которая часто сопровождает идею "контроля" — будто бы он ограничивает и стесняет точно так же, как заключение в тюрьму. Но есть и способ пожинать выгоды обоих сторон. Это ведение игры с помощью двух основных действий — концентрации и взаимодействия.
Эти два действия, объединённые вместе, предоставляют нужную свободу и структурированность, которая необходима для максимизации нашей эффективности. Концентрация — это ключ к силе, а взаимодействие — это смазка для эффективного потока этой энергии. Это чудесно демонстрируют известные атлеты. Они в высшей степени сосредоточены и обращают необычайно высокое внимание на реалии своего окружения и на способ пребывания в нём для достижения собственного преимущества.
Чтобы обработать свою электронную почту, вы должны сконцентрироваться. Какое отношение имеет каждое письмо к тому, что вы делаете? И вы должны взаимодействовать с ними. Письма уже здесь, и для того, чтобы иметь с ними дело, вы должны разработать стратегию и сам процесс их обработки. Один подход обладает преимуществами по сравнению с другими — вы должны взаимодействовать с самим собой и со своим окружающим миром в таком порядке, чтобы преодолеть сопротивление и отвлечение и, наконец, сконцентрироваться. Концентрация вам понадобится для того, чтобы прояснить природу вещей, и способ совместного их разрешения.
Элегантный способ иметь дело с жизненными и рабочими проблемами требует тщательной концентрации на том, что вы делаете, а также высокого уровня восприятия и понимания всех мелочей окружающего мира. Может быть, это кажется простым делом, но всё же это настоящий подвиг — всё время осознавать все задачи, что вы выполняете, знать, к чему вы стремитесь, быть в курсе всех перепорученных задач, взаимодействовать с тем, что ещё не делается — так что вы можете полностью сконцентрироваться на этом.


Между прочим...

От чего вы действительно хотели бы освободиться? Какой порядок вещей понадобится и где, чтобы достигнуть этого?

Где бы вы могли использовать меньшую точность?

Где бы вы могли использовать большую структурированность?
Чтобы попасть туда, куда вы собираетесь, требуется знать, где вы находитесь

4

До тех пор, пока вы не знаете, где находитесь, карта для вас будет бесполезна. Определение собственного местонахождения в пространстве и времени обеспечивает необходимую информацию: сколько, и в каком направлении требуется двигаться. Объективный обзор своего текущего положения вещей всегда сокращает замешательство и дезориентацию. Для поддержки стабильного продвижения вперёд, очень важно определиться с самим собой и с другими насчёт истин сегодняшнего дня (относительно положения вещей в вашей организации, ваших проектах и вашей жизни).

Забудьте про будущее — просто поднажмите
Относительно процесса личного развития и роста есть одна старая поговорка: "Чего вы избегаете, в том и завязаете". В последнее время я заметил, насколько это верно для многих людей и их работы. Если вы не уверены, в чём сейчас состоит ваша работа, и вы избегаете делать полный и объективный список всех дел, то вам будет сложно изменить вашу работу к лучшему.
Меня часто спрашивают: "Как мне устанавливать приоритеты?". Я на это всегда отвечаю вопросом: "А в чём состоит ваша работа?". Чтобы всегда знать, какие действия более важны относительно других, у вас должно иметься начальное понятие относительно того, чего вы хотите достичь, что сохранить, а что попробовать или испытать — одним словом, вы должны знать, в чём же на самом деле заключается ваша работа. Но каковы реалии вашей "работы" прямо сейчас? Это редко настолько же очевидно, насколько большинству людей хотелось бы думать.

Подлинная щедрость по отношению к будущему состоит в предоставлении всего настоящему.
Альберт Камус


Ответить на этот вопрос помогут шесть других вопросов:

1. Каковы ваши текущие задачи? Имеются в виду физические действия, которые вам надо предпринять прямо сейчас относительно всех ваших обязательств и областей ответственности: звонки по телефону, электронные письма, беседы, поручения, мозговой штурм и так далее. Обычно у любого человека имеется в среднем от ста до двух сотен таких задач.
2. Каковы ваши текущие проекты? На этот раз — это результаты, которых вы решили достичь, и для которых требуется выполнить больше, чем одно действие. Например, установка новых шин на собственный автомобиль, отправка детей в летний лагерь и покупка компании. У большинства людей имеется от тридцати до ста проектов.
3. Каковы ваши текущие сферы ответственности? У большинства людей их от десяти до пятнадцати, включая основные сферы ответственности на работе (например, формирование штата сотрудников, управление активами, планирование, техподдержка клиентов и т.д.), и ключевые жизненные категории (финансы, здоровье, семья, домашнее хозяйство, карьера, отдых и т.д.).
4. Что вы собираетесь изменить в своей работе и личной жизни в течении года? Это и есть цели, выполнению которых будут посвящены следующие несколько месяцев — цели, намерения что-то изменить, большие проекты и так далее.
5. Что планируется поменять в вашей организации, вашей карьере и вашей личной жизни? Это более крупные картины — вuдение того, как должны измениться вещи за следующие несколько лет.
6. Каково ваше предназначение на земле? Это ваша цель существования — ваша "работа" как человека.

Для того, чтобы привыкнуть к своему возрасту, требуется примерно лет десять.


Если вы, руководствуясь этими шестью уровнями, составите полный перечень обязательств, вопросов и проектов, которые актуальны для вас в настоящее время, то вы уже будете иметь хорошее представление о собственной работе. Пока что я знаю очень немногих людей, которые на текущий момент близко подобрались к полному пониманию всех этих уровней.

Дисциплина не означает подавление и контроль, и не является подгонкой под какой-то образец или идеологию. Она лишь означает, что ваш разум в курсе того, "что есть" и изучает это.
Дж. Кришнамурти


Мне часто приходилось тратить десять-пятнадцать часов с каким-нибудь человеком, только для идентификации его или её работы на двух наиболее приземлённых оперативных уровнях: на уровне текущих действий и уровне проектов. Без составления этого списка для очистки "психологической палубы" на этих уровнях, люди редко готовы беседовать со своим боссом или деловым партнёром или супругой об изменениях своей должностной инструкции, или о необходимости изменений во взаимоотношениях. Те, кто не обратился к основным вопросам относительно своей текущей работы на наиболее функциональных уровнях, обычно сопротивляются и серьёзным размышлениям относительно необходимости изменений, связанных с восстановлением баланса, нарушенного изменениями, происходящими в организации, мире или в собственной жизни.
Множество людей имеет смутное чувство, что им необходимо что-то сделать или самим измениться в будущем — одним словом, что-то изменить. Но не имея начальной точки отсчёта — не имея знания реального положения вещей в данный момент на всех уровнях жизни, они подобны Летучему Голландцу, обречённому на вечный дрейф. Кроме того, прояснение и управление всем тем, что является для вас актуальным на данный момент, пусть даже в небольшой степени, откроет в вас естественный источник вдохновения и творческого потенциала для выполнения текущих дел, и, к тому же, без дальнейших усилий с вашей стороны.
Без знания, где вы находитесь на карте, вы не будете знать, налево или направо необходимо повернуть, независимо от того, насколько для вас ясна конечная цель. Это по-настоящему трудная задача — осознанно помнить полный список всех актуальных вопросов, которые вы насоздавали в своей работе и жизни. Но, если вы примете это за правило, всё изменится самым положительным образом.


Между прочим...

Что для вас является истинным на данный момент? Было бы полезно внести изменения во что-либо из названного в вашей жизни и работе?

Относительно любой вашей проблемы, какие фактические данные заставляют вас думать, что это проблема? Не могли бы вы взглянуть на эту информацию с другой стороны?
Бесконечные перспективы поглощаются ограниченными возможностями

5

Попытки всё сделать, всё заиметь или по полной программе измениться самому, способны исчерпать ресурсы любого человеческого организма. Всегда будет хотеться получить "больше и лучше", тем более, что вы постепенно добиваетесь этого. Чтобы находиться "на гребне волны" и не тонуть, необходимо все эти "бесконечные желания" преобразовать в выполнимые, физические кусочки действий. Для своей жизнеспособности всё расширяющиеся запросы должны разумно и сознательно ограничиваться.

Возможно, владение многими вещами излишне. Человек с одними часами точно знает который час; человек с двумя — ни в чём не уверен.
Ли Сигал


Одноминутный Менеджер рабочего процесса
Я многократно давал "экспресс-интервью" по радио и телевидению, на которые обычно выделяют около пятидесяти трёх секунд времени для того, чтобы сообщить ключевые факторы достижения здоровья, богатства и счастья. Они вынудили меня ужать моё сообщение и оставить только вещи первой необходимости. Типичный вопрос звучал так: "Дэвид, какую единственную вещь мы должны делать, чтобы попасть на путь увеличения собственной продуктивности?". Вот мой ответ:
"Это не одна вещь, а пять вещей, взаимосвязанных друг с другом: Люди держат информацию в своих головах. Они не решают, что именно они должны сделать относительно своей информации, хотя и знают, что сделать что-то надо. Они не организуют напоминания о действиях и не поддерживают расположение материалов в функциональных категориях. Они не ведут и периодически не просматривают полный и объективный перечень своих обязательств. Поэтому они тратят впустую энергию и изнемогают, позволяя рулить собой самым последним или "горящим" делам, надеясь, что они делают правильный выбор из всех возможных вариантов, но никогда не чувствуют в этом уверенности".
Что я сделал? Я просто подчеркнул худшую практику для каждой из пяти стадий управления рабочим процессом (сбор, обработка, организация, обзор и выполнение). Я не могу дать интервьюеру более подробное описание этой проблемы. Вы можете по-настоящему хорошо делать работу на четырёх стадиях управления рабочим процессом, но позволить пятому ускользнуть от вас, и в результате всё управление выскользнет из под вашего контроля. Процесс управления настолько же хорош, как самое слабое звено в этой цепи.

Если это не контролировать, работа будет перетекать к квалифицированному человеку пока полностью не потопит его.
Чарльз Бойл



Когда жизнь требует от людей больше, чем они требуют от жизни — обычное дело — результатом будет озлобленность, почти столь же глубокая, как и страх перед смертью.
Том Роббинс


Большинство людей держит информацию только в своей голове, а это мешает любому начинанию. Множество людей записывает кучу вещей, но они не решают, какое должно быть следующее конкретное действие по каждому пункту. И даже когда люди фактически думают о требующихся действиях (прежде, чем это придётся делать в запарке), они не организуют напоминания так, чтобы они были замечены, когда они находятся в том ситуационном контексте, когда эти действия можно было бы выполнить. Кроме того, большинство тех людей, которые действительно составляют такие списки и получают "взрыв" продуктивности, позволяют своим системам быстро терять актуальность и становиться противоречивыми. Как следствие, без заботы о своих инструментах управления, жизнь и работа становятся опять наполненными импульсивными действиями, вместо ясно направленного выбора из множества вариантов.
"Итак, Дэвид, что же мы должны делать вместо этого?" (некоторые интервьюеры фактически дают ещё пятьдесят три секунды для ответа на этот вопрос!).
"Это комбинация из пяти этапов управления рабочим процессом", — говорю я им, — "Выкиньте всё из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по вопросам, как только они возникнут, а не когда они уже горят. Организуйте напоминания о своих проектах и следующих конкретных действиях по ним с помощью соответствующих категорий. Поддерживайте свою систему в актуальном и полном состоянии, просматривайте её достаточно часто, чтобы доверять собственному интуитивному выбору относительно действий в любой момент времени".
Я предполагаю, что я мог бы ответить ещё проще: "Сосредоточьтесь на положительных результатах и постоянно предпринимайте следующие конкретные действия по самым важным вопросам". Но кто этого не знает? Последовательное внедрение этого принципа, включая все аспекты нашей жизни, является самой большой задачей — и не настолько простой.


Между прочим...

Просматривали ли вы в последнее время контрольный список описания собственной работы (четыре-семь ключевых областей концентрации и ответственности)?

Делали ли вы обзор пяти-десяти областей концентрации своей личной жизни (здоровье, финансы, карьера, взаимоотношения и т.д.), чтобы убедиться, что определены все необходимые проекты, и держите ли вы их все под контролем?
Два обязательства в вашей голове создают стресс и чувство провала

6

Подсознательно вы в курсе всех своих обязательств, больших и малых, личных и профессиональных, которые хранятся в "психологической RAM", и это не считая тех, которые сознательно и объективно отслеживаются и просматриваются. Тем не менее, эта часть сознания, не имеет никакого чувства времени — прошлого или будущего&heip;