Оптимизация персональной деятельности (Глисон Керри)
Книга является русским переводом всемирно известной программы оптимизации персональной деятельности Керри Глисона, основателя и президента Института технологии бизнеса (Institute for Business Technology).
Программа представляет собой свод простых правил ипринципов поведения, помогающих увеличить личную продуктивность труда и изменить стереотип организации рабочего и личного времени, гарантируя его экономию — до одного месяца в год.
Выполнение рекомендаций автора программы позволяет улучшить качество жизни. Книга уже переведена на 17 языков мира. Она может быть полезна руководителям крупных компаний, работникам мелкого и среднего бизнеса, госслужащим, секретарям и учащимся.
С книгой «Оптимизация персональной деятельности» также читают:
Предпросмотр книги «Оптимизация персональной деятельности»
Керри Глисон
Оптимизация Персональной Деятельности
Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
С 331. 101. 1 С 65. 24 Г54
Перевел с английского А. Марантиди
Редактор перевода И. Седакова
Научный редактор Д. Савицкий
Книга является русским переводом всемирно известной программы оптимизации персональной деятельности Керри Глисона, основателя и президента Института технологии бизнеса (Institute for Business Technoogy). Программа представляет собой свод простых правил и принципов поведения, помогающих увеличить личную продуктивность труда и изменить стереотип организации рабочего и личного времени, гарантируя его экономию — до одного месяца в год. Выполнение рекомендаций автора программы позволяет улучшить качество жизни. Книга уже переведена на 17 языков мира. Она может быть полезна руководителям крупных компаний, работникам мелкого и среднего бизнеса, госслужащим, секретарям и учащимся.
Содержание
o "1-2" h z "" Предисловие h 6
"" От автора h 7
"" ВВЕДЕНИЕ: Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов h 8
"" Источник проблемы h 8
"" Как мы справляемся? h 9
"" Обратимся к деталям h 9
"" Пора восполнять пробелы h 10
"" ГЛАВА ПЕРВАЯ: Сделайте это сейчас же! h 11
"" Обзор первой главы h 11
"" В чем сила ОПД h 12
"" Начните с вашего стола или рабочего места h 13
"" Не откладывайте в долгий ящик h 14
"" Не все можно и нужно делать сейчас же h 20
"" Пусть решительность станет вашим рабочим навыком h 20
"" Превратите принцип Сделайте это сейчас же в свой рабочий навык h 20
"" Качество h 21
"" Дисциплина h 22
"" Выводы и рекомендации h 22
"" ГЛАВА ВТОРАЯ: Организуйте это сейчас же! h 23
"" Обзор второй главы h 23
"" О воспитании солдат h 23
"" Долой беспорядок! h 24
"" Откуда берется беспорядок? h 24
"" Кому нужен беспорядок? h 25
"" С глаз долой? h 25
"" Не пренебрегайте мелочами h 25
"" Начните с главного h 26
"" Оснащение вашего офиса h 27
"" Следите за новинками офисного оборудования h 29
"" Размещение бумаг на вашем рабочем месте h 30
"" Рабочие материалы h 30
"" Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ h 32
"" Организация рабочих материалов h 32
"" Архивные материалы h 35
"" Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации h 36
"" Систематизация и маркировка h 37
"" Электронные файлы h 37
"" С чего начать: операционная система h 38
"" Создайте резервную копию своего жесткого диска h 39
"" Имена файлов в компьютере h 39
"" Компьютер должен сам отыскивать документы h 42
"" Работа с электронной почтой h 42
"" Компьютер и факс h 43
"" Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса h 43
"" Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты h 44
"" Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам h 44
"" Организация других средств h 45
"" Резюме h 46
"" Выводы и рекомендации h 47
"" ГЛАВА ТРЕТЬЯ: Делайте это регулярно h 49
"" Обзор третьей главы h 49
"" Расписывайте свое время h 50
"" Электронный график затрат времени h 50
"" Борьба с переизбытком информации h 51
"" Содержимое корзины для входящей информации h 51
"" Группируйте рутинные операции h 52
"" Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения h 54
"" Закон Паркинсона и распределение времени h 54
"" Отрезки времени h 54
"" Выделение времени на телефонные переговоры h 55
"" Электронная почта h 56
"" Рациональное использование электронной почты h 57
"" Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте h 57
"" Способы оптимизации работы с электронной почтой h 58
"" Почта и деловые записки h 59
"" Использование Интернета h 59
"" Поиск в Интернете h 60
"" Чтение h 60
"" Еженедельные беседы один на один h 60
"" Повысьте эффективность совещаний h 61
"" Перестаньте отвлекаться h 62
"" Стоит ли соблюдать эти правила? h 64
"" «Ловушки» и метод «проб и ошибок» h 64
"" Выводы и рекомендации h 65
"" ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ: Планируйте сейчас же! h 67
"" Обзор четвертой главы h 67
"" Цель планирования h 68
"" Принципы планирования h 69
"" Обозначьте приоритеты в управлении h 69
"" Распределение времени h 70
"" Программа ОПД и процесс планирования h 70
"" Планирование на день h 70
"" Планирование на неделю h 71
"" Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников h 75
"" Планирование работ по теме h 76
"" Критерии необходимости составления плана работ по теме h 78
"" Разработка технологической карты h 78
"" Планирование с использованием компьютера h 80
"" Стратегическое планирование h 81
"" Цели h 82
"" Личные цели h 82
"" Оценки h 83
"" Личные ценности h 83
"" Мы становимся такими, какими хотим себя видеть h 84
"" Выводы и рекомендации h 85
"" ГЛАВА ПЯТАЯ: Контроль за ходом исполнения работ h 87
"" Обзор пятой главы h 87
"" Настойчивость h 87
"" Перестаньте запоминать h 88
"" Постоянные заботы и время h 88
"" Формируйте эффективные системы контроля h 89
"" Бумажный контроль h 89
"" Журнал h 89
"" Календарные системы h 90
"" Электронные системы контроля за ходом выполнения работ h 92
"" Совместное использование бумажных и электронных календарных систем h 94
"" Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры h 94
"" Рабочие группы h 95
"" Групповое программное обеспечение h 95
"" Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей h 96
"" Исключения из правила h 97
"" Дублируйте свои информационные системы h 98
"" Сделайте контроль составной частью рабочего процесса h 98
"" Выводы и рекомендации h 98
"" ГЛАВА ШЕСТАЯ: Делайте хорошо сразу! h 100
"" Обзор шестой главы h 100
"" Корни программы ОПД h 101
"" Кайзен h 102
"" Программа ОПД — практическое средство повышения качества работы h 103
"" 4С h 103
"" Изучение потребностей клиентов h 103
"" Эталонное тестирование h 104
"" Превентивный подход h 104
"" Неуклонное совершенствование h 104
"" Постепенность изменений h 105
"" Программа ОПД и реорганизация h 105
"" Реорганизация и технология h 106
"" Выводы и рекомендации h 107
"" ГЛАВА СЕДЬМАЯ: Менеджер, решающий вопросы на месте h 109
"" Обзор седьмой главы h 109
"" Управление, приближенное к исполнителю h 110
"" Пример управления на рабочем месте исполнителя h 112
"" Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно h 112
"" Личное общение h 113
"" Метод календарного контроля h 113
"" Выдача заданий подчиненным h 113
"" Что делает руководитель, решающий вопросы на месте? h 114
"" Концентрируйте внимание на рабочем процессе h 114
"" Создание рабочих групп h 114
"" Не засиживайтесь за рабочим столом h 115
"" Начните с самого себя h 115
"" Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя h 115
"" Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис h 116
"" Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя h 117
"" Выводы и рекомендации h 117
"" ГЛАВА ВОСЬМАЯ: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были! h 118
"" Обзор восьмой главы h 118
"" Изменение условий работы в офисе h 119
"" Что представляет собой РМНП? h 120
"" Намеревается ли ваша компания организовать РМНП? h 122
"" Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП h 124
"" Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП h 124
"" Программа ОПД и переход к использованию РМНП h 125
"" Программа ОПД в процессе перехода к РМНП h 125
"" Рациональная структура информации — залог успеха h 126
"" Молекулы или электроны? Одно из двух h 127
"" Эффективность управления и обеспечения h 128
"" Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП h 128
"" Голосовая почта h 132
"" Электронная почта h 132
"" Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП h 133
"" Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем РМНП h 135
"" РМНП в мобильном офисе h 137
"" Выводы и рекомендации h 138
"" ГЛАВА ДЕВЯТАЯ: Займитесь обеспечением сейчас же! h 140
"" Обзор девятой главы h 140
"" Энтропия h 141
"" Поддержание системы в порядке и рабочий цикл h 141
"" Облегчайте себе жизнь h 142
"" Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей? h 142
"" Обеспечение и принцип Сделайте это сейчас же h 143
"" Сделайте обеспечение работ привычкой h 143
"" Обеспечение и разъезды h 145
"" Превентивное обеспечение h 145
"" Обеспечение и постоянный прогресс h 146
"" Периодическое наведение порядка на рабочем месте h 146
"" Минимум обеспечения h 147
"" Если все летит в трубу h 147
"" Выводы и рекомендации h 148
"" ЭПИЛОГ: Станьте хозяином своих привычек h 149
"" ПРИЛОЖЕНИЕ 1 h 150
"" Перечень условий успешного проведения совещаний h 150
"" ПРИЛОЖЕНИЕ 2 h 151
"" Причины потерь времени h 151
"" ПРИЛОЖЕНИЕ 3 h 154
"" Список сокращений h 154
Предисловие
Программа оптимизации персональной деятельности, далее — ОПД (The Persona Efficiency Program, PEP), была опубликована на 17 языках и разошлась по всему миру, что свидетельствует о широком интересе к теме этой книги. Работая со многими людьми, представляющими разные страны и культуры, я заметил, что мир бизнеса подчиняется определенным закономерностям. Люди бизнеса во всем мире сталкиваются с одними и теми же проблемами. Мы страдаем оттого, что у нас слишком много дел и слишком мало времени на их осуществление. Почему? Может быть, вам хочется купить вторую машину, а для этого нужно заработать больше денег; или, возможно, из-за того, что ваша компания решила отказаться от помощи секретарей, вам приходится самому заниматься мелочами. Или у вас свой малый бизнес и без ваших стараний он зачахнет.
Хотя меня всегда поражало, почему люди готовы жертвовать своим временем и жить для того, чтобы заработать побольше денег или купить вторую машину, я постарался не философствовать, а просто понять, как можно делать то, что необходимо, лучше, быстрее и эффективнее.
С момента публикации этой книги прошло несколько лет. За это время достигнуты большие успехи в технологии, которые оказали серьезное влияние на нашу деятельность. Компьютерные микросхемы позволили создать электронные приборы, благодаря которым мы можем работать поистине в любом месте и в любое время. Интернет основательно изменил наши методы ведения бизнеса. В компаниях теперь используется оборудование, позволяющее работать дома, работать в виртуальном режиме, — и все это благодаря новым технологиям.
Персональный компьютер, калькулятор, гибкая офисная структура и интернет, несомненно, усложнили оборудование современного офиса. Но при всей сложности современных технических средств многие люди сумели овладеть этими новшествами, эффективно работают в виртуальном офисном окружении и экономят на этом массу времени! Эти люди преуспевают, многое знают, и многое умеют, и у них, безусловно, есть чему поучиться.
Было время, когда от нас требовалось только прийти в офис и выполнить несколько заданий начальника. Этим работа и ограничивалась. Теперь все уже не так. Старые методы работы не подходят для новой экономики. Задания нужно выполнять сейчас же. От свойственного всем нам стремления откладывать дела, особенно те, которые делать не хочется, нужно избавляться.
Россия хорошо оснащена с технической точки зрения и продвинулась далеко вперед в программах по менеджменту офисов. Но основная проблема — как вовремя выполнить задания — остается.
Книга вобрала лучшее из собранного по крупице за последние 15 лет опыта работы Института технологии бизнеса, ИТБ (Institute for Business Technoogy, ITB), где обучались люди, деятельность которых теперь эффективна. Нашей целью было повышение продуктивности персональной деятельности. Что делают эти люди? Как они это делают? Можно ли их опыт считать образцом для всех нас? Книга представляет собой практически исчерпывающий свод идей и правил работы, с помощью которых эти столь успешные люди экономят время. В нее включены проверенные стратегии, разработанные для того, чтобы помочь нашим клиентам усвоить эти продуктивные идеи и сделать их основой своего стиля работы.
Чарльз Диккенс как-то сказал: «Я никогда не сделал бы того, что сделал, если бы не имел привычки к пунктуальности, порядку и усердному труду, если бы у меня не было решимости сконцентрироваться на нужном предмете в нужное время». Эта цитата содержит многие основополагающие ингредиенты успеха в работе и в жизни: привычка к пунктуальности и порядку, усердие, решимость и умение сконцентрироваться.
Во времена Диккенса технические средства были другими. Да и само время воспринималось иначе. Но для достижения успеха всегда необходима последовательность!
Керри Глисон
Бока Ре Итон, Флорида
Январь, 2000 г.
От автора
Я благодарю всех, кто прямо или косвенно помог появлению этой книги.
Моего агента и моих издателей из Executive Exceence Кена Шелтона, Трент Прайс и Мег Макай.
Редактора Ренану Майерз, помощника редактора Линду Индиг, редактора первого издания Джона Мани, помощника редактйра первого издания Мэри Даниэлло.
Я признателен Бари и Линн Шерман за вклад в создание восьмой главы. Их многолетний опыт обогатил эту книгу и, несомненно, поможет многим из тех, кто работает в условиях виртуальных офисов с соответствующим техническим оснащением.
Я благодарю персонал Cape Cod Compositors, Inc. за его слаженную работу.
Дагфинн Ланде, Джона Бёрча, Франса Хенрика Кокума, Кёрка Стромберга, Майка Галлико, Розалин Хейз, Нэнси Фредерике и Майка Джёрки, чья помощь значительно повысила качество книги.
Аиру Чалефа, чье время и внимание способствовали написанию книги и чьи идеи и формулировки можно найти во многих ее частях.
Всех сотрудников Института технологии бизнеса, чьи опыт и разработки в сфере оптимизации персональной деятельности легли в основу этой книги.
Лину Гольмберг, Джей Хервитц, Рона Хопкинса, Эрика Магнуссона, Менно ван дер Хавена, Питера Дерсона, Иохана Кр. Хольста, Рэнди Боу Хольста, Бруно Савойат, Денизу Хили, Энн Серлз, Бука Боуму, Шерон Маганн, Бенно Янгеборга и Таню Селдомридж за усердный и самоотверженный труд.
Джима Робинсона за его неоценимую помощь в развитии программного обеспечения Института технологии бизнеса и усовершенствовании работы компьютеров.
Бриту Норберг и Джаниту Томер из шведского банка Svenska Handesbanken за предоставление мне возможности разработать первоначальный вариант программы оптимизации персональной деятельности.
Всех моих клиентов-приятелей, которые научили меня многому из того, что вы найдете в этой книге.
Я благодарю мою жену Джил за ее любовь и моих детей Брука, Макензи и Куинна за ту радость, которую они мне приносят.
Всем вам огромное спасибо.
К. Г.
Памяти моих родителей
ВВЕДЕНИЕ: Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
Очевидные вещи замечают только тогда,
когда о них сказано просто.
Капип Гибран
• Вам постоянно не хватает времени?
• У вас чересчур много дел?
• Вас подавляет все, с чем вы сталкиваетесь в офисе?
• Вас постоянно одолевают горы бумаг?
• Вам не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите?
• Приходится ли вам работать сверхурочно, вечерами, в выходные дни, чтобы доделать то, что не сделано в рабочее время?
• Вы испытываете стрессы из-за недоделок?
• Вы не можете наладить свою жизнь и работу из-за постоянных авралов и перегрузок?
• Вы удивляетесь, когда вам удается добиться своего в жизни и на работе?
• Вы хотели бы эффективнее использовать свое время и работать продуктивнее?
• Вам хотелось бы почаще иметь передышки в работе и брать отпуск?
На все эти вопросы большинство людей уверенно отвечают «да». Если и вы отвечаете «да», могу вас приятно удивить: эти проблемы можно решить. Вы в состоянии успеть то, что важно для вашей работы, и еще найти время для себя и своей семьи.
Источник проблемы
Почему людям всегда не хватает времени? Почему они страдают от перегрузок и при этом ощущают неэффективность своих усилий? Ответ очень прост. Хотя многие из нас имеют хорошее профессиональное образование, очень немногих — и в особенности это касается служащих — учили тому, как работать результативнее. Многие и понятия не имеют, как разумно организовать самих себя и свою работу. Мы можем начертить архитектурный план, написать хорошее рекламное объявление, договориться о сделке, но не умеем эффективно спланировать неделю, справляться с простоями в работе. Мы теряемся, столкнувшись с неожиданными обстоятельствами или необходимостью определить приоритеты в работе.
Мой друг и коллега из Великобритании так описывает подобную ситуацию:
Вы идете в университет, обучаетесь своей профессии и получаете работу. Вы начинаете работать, и внезапно на вас обрушивается бумажный поток. Вы и не подозревали, что на свете так много бумаг! Что с ними делать? Куда их деть? Где их потом искать?
За время своей работы я встречал много ярких и умных людей, хорошо знающих свое дело. Они легко решали проблемы, к которым я не знал, как подступиться. Они строили здания, перевозили грузы, разрабатывали новую продукцию, предоставляли различные услуги населению, лечили больных. Но при всех своих очевидных способностях и высокой образованности они жили в постоянном напряжении только из-за того, что старались успеть выполнить то, что должны были делать. Почему? Потому что, подобно вам и мне, эти профессионалы никогда не учились азам работы в условиях офиса.
Неумелая организация труда свидетельствует о пробеле в нашем образовании. Программа ОПД призвана восполнить этот пробел.
Совсем недавно во многих университетах страны была введена замечательная программа, цель которой — научить профессоров тому, как учить. Представьте: преподавать преподавателям, как преподавать! Как правило, профессора не обучались этому важнейшему аспекту своей профессии — от них требовалось только знание преподаваемого предмета. Но, как нетрудно убедиться, побеседовав со многими студентами, хорошее знание академической дисциплины не гарантирует хорошего преподавания.
Воспитание — это другая сфера, в которой ощущается отсутствие специального обучения. Сколько супружеских пар получили какие-либо знания о воспитании, прежде чем заимели детей? Точно так же мало кто из бизнесменов учился тому, как вести свой бизнес!
Как мы справляемся?
Мы, конечно, не лыком шиты. Мы сами знаем, что можно работать и эффективнее, и продуктивнее. Как мы управляемся с упомянутыми пробелами в нашем образовании? Увидим у коллеги органайзер или ежедневник — купим себе такой же. Ошибки и опыт учат нас в меру наших возможностей работать лучше. И по большей части мы добиваемся своего. Мы учимся обходиться тем, что имеем. Но из-за того, что режим нашей работы не соответствует оптимальным принципам ее организации, мы недостаточно эффективны в своих действиях. Например, наши трудовые навыки могут очень пригодиться в некоторых обстоятельствах, но при смене службы, укрупнении или сокращении размеров компании, в которой мы трудимся, на выполнение такого же задания может потребоваться вдвое больше усилий. Иными словами, наши прежние методы работы могут не подойти к новым условиям, требующим иных подходов.
Сила привычки делает болезненными любые перемены, даже если нам кажется, что к ним легко привыкнуть. Как же разумнее всего организовать свою работу? Как приспособиться к переменам? Как работать более продуктивно? Ответы на эти вопросы вы найдете в книге, которая перед вами. Она приучит вас к правильной постановке вопросов. Вы научитесь тратить на работу меньше времени и сил, а делать то, что вам приходится делать, станет легче.
Обратимся к деталям
Однажды я попросил одного очень богатого и преуспевающего человека поделиться секретом своего успеха. Он ответил двумя словами: «Детали, детали». Все мы понимаем, что наши профессиональные успехи зависят от внимания к деталям, но не умеем соотнести это понимание с тем, как работаем сами. Предлагаемая программа определяет именно детали, от которых зависит наша работа. Сведения и рекомендации, содержащиеся в этой книге, касаются процесса ОПД. Собираетесь ли вы только немного улучшить свою работу или полностью перестроить весь ее процесс, вам придется сконцентрироваться на деталях. Разобравшись в них, вы измените режим своей работы к лучшему. Вы заметите многие возможности, о существовании которых раньше не подозревали.
Западные производственные фирмы потратили много времени и денег на анализ и совершенствование каждого элемента производственного процесса, в особенности сейчас, в условиях усиливающейся конкуренции. Результаты налицо. Продуктивность производства растет, качество продукции непрерывно улучшается. Но в конторской работе, начиная со сферы обслуживания вплоть до информационного обеспечения управленческой деятельности, рабочие процессы труднее поддаются анализу и реорганизации. А уж персональные рабочие процессы вообще не воспринимаются как часть процесса управления бизнесом. Их не только не стремятся совершенствовать, но даже не пытаются анализировать.
Пора восполнять пробелы
Из-за того, что в мире служащих не принято задумываться над тем, как повысить продуктивность и качество работы, даже в тех компаниях, где этим вопросам уделяют много внимания, многие звенья в цепи, связывающей два данных показателя, отсутствуют. Поэтому мы часто их не замечаем: трудно заметить то, чего нет. Тем не менее, отсутствие этих звеньев становится причиной бесчисленных неприятностей, испытываемых нами на наших рабочих местах в офисах.
Программа ОПД может восполнить эти отсутствующие звенья. Она поможет каждому, кто перегружен работой. За последние 15 лет эта программа помогла 300 000 человек делать гораздо больше, чем они успевали, за 168 часов недели. Наша программа научит вас:
• лучше контролировать вашу деятельность;
• облегчить вашу службу;
• сэкономить время;
• определить, что для вас важнее всего;
• осуществить то, что для вас важно.
Программа ОПД — это новый подход к вашей работе, который должен повысить вашу личную продуктивность. Я твердо верю, что подавляющее большинство людей может удвоить, если не утроить, результативность своего труда, главным образом потому, что они делают не все, что могут. Я не хочу сказать, что они работают мало. На самом деле работа с людьми в сотнях компаний в десятке стран научила меня обратному. Люди работают очень много. И огромное большинство старается работать отлично. Все очень стараются. Но чаще всего, несмотря на старания, им не удается добиться многого. Если правильно организовать труд, его эффективность практически беспредельна. Программа ОПД — это ноу-хау, которое учит делать то, что надо, так, как надо.
Использование этой программы упростит ваш труд. С ее помощью вы будете тратить меньше сил на работу, которую выполняете.
Неважно, что вами движет — желание стать миллионером или оставаться лежебокой, достичь большего или просто отделаться от работы, — основные принципы и положения этой книги помогут вам.
В книге «Программа оптимизации персональной деятельности» я попытался сохранить простоту программы ОПД в том виде, как она преподается (один на один) сотней или более преподавателей, работающих в Институте технологии бизнеса. Это воплощение опыта тех, кто преуспел в обучении людей лучшим навыкам работы. Это личный вклад 300 000 людей, которым разработанные системы, процедуры и решения позволили избавиться от проблем и повысить продуктивность своего труда. Все это поможет вам выработать подходящий режим работы, который, в свою очередь, изменит ваше отношение к труду и улучшит его результаты.
Одно дело — обладать информацией, другое — действовать в соответствии с ней, и совсем другое — изменить свое поведение. Последнее — дело нелегкое, но мы разработали весьма действенные средства. Если вы полностью преобразите свой офис, то признаете принцип: хочешь изменить поведение — проще менять его полностью. Концепция Сделайте это сейчас же войдет в вашу плоть и кровь. Это не только позволит вам делать больше, но и отучит откладывать дело со дня на день. Вы начнете меняться. Если уж нам суждено быть рабами привычек, пусть, по крайней мере, это будут хорошие привычки! Мы вынуждены стремиться к переменам, коль скоро на карту поставлено наше время и спокойствие.
Программа ОПД подобна системе тренировок' если хочешь чего-то добиться, нужно выполнять каждый ее элемент. Так что если вы не собираетесь следовать всей программе, не читайте эту книгу. Отбросьте ее сразу и сэкономьте немного времени. Или следуйте программе и сэкономьте много времени. Выбирайте сами. Я лично надеюсь, что вы все-таки ее прочтете и станете следовать программе. Уверяю, это здорово облегчит вашу жизнь.
ГЛАВА ПЕРВАЯ: Сделайте это сейчас же!
День потеряешь, промедлишь второй,
Третий — второй повлечет за собой,
Где колебание, там промедление,
Где опоздание, там сожаление
Губят нещадно мгновенья сомнений
Магию, силу и творческий гений
Смело за дело берись, чтоб начало
Смелого дела свершенье венчало
Иоганн Вольфганг Гете
Обзор первой главы
В этой части вы научитесь:
• делать больше, делая сразу;
• не откладывать дело в долгий ящик;
• экономить время, выполняя работу за один раз;
• проявлять решительность и, взвесив худший из возможных исходов и найдя его приемлемым, действовать;
• не оправдывать свое бездействие наличием более важных дел;
• оценивать степень важности каждого дела и решать, нужно ли его делать;
• быть столь же изобретательным, выполняя работу, каким вы бываете, убеждая себя ее отложить.
Сейчас же! Не сомневаюсь, что это слово вы слышите постоянно. Если не от босса, то от супруги или от детей, от рекламодателей и торговцев. Иногда кажется, что все и вся требуют от вас чего-нибудь сейчас же, сию минуту. Начальник или сослуживец говорит вам, что кто-то не пришел на работу и вам придется сейчас же делать то, что должен был сделать он. Или кто-то звонит вам из дома, чтобы сообщить, что у вас сейчас протекают трубы. Или звонит телефон, и надо сейчас же снять трубку. Реклама убеждает вас сейчас же что-то купить. Люди и вещи претендуют на ваше время и ваше внимание сейчас же, сию минуту, немедленно. И таким образом, несмотря на все милые теории и способы распределения времени, мы ощущаем, что перегружены работой.
Иногда от гуру в сфере менеджмента мы слышим, что нужно игнорировать все, отвлекающее от работы, включая телефон. Они предлагают не реагировать на окружающее и окружающих, считая, что вместо этого мы должны организовать, упорядочить и контролировать свою жизнь, отбрасывая некоторые дела и фиксируя внимание на тех, которые являются «самыми главными», или «первоочередными», или «основными приоритетами».
Планирование, постановка задач и определение приоритетов конечно же нужны. Но очень часто мы, устанавливая приоритеты, не учитываем весь список наших дел. «Менее важное» оказывается вытесненным «более срочным». В итоге «менее важные» дела остаются невыполненными. Неудивительно, что, когда это выявляется, они становятся очень даже приоритетными. А теперь угадайте, что должно исправить положение? Вы угадали: разумеется, сейчас же.
В чем сила ОПД
Единственный известный мне метод, благодаря которому люди добиваются своего, заключается в том, чтобы привлечь на свою сторону сейчас же. Я назвал такой подход к работе Сделайте это сейчас же.
Если следовать этому принципу, сейчас же из противника превращается в союзника. Итак, как вы поступите с делами, которые накопились на вашем столе? Вы сделаете их сейчас же.
Это позволит вам четче организовать свою работу, обеспечить контроль за тем, когда, где, как и что вы делаете, а также лучше относиться к себе и своей работе. Неудивительно, что Сделайте это сейчас же — первое правило программы ОПД.
Вам ничего не напоминает такая история? Вы пришли в офис, сели на свое место, глянули на заваленный бумагами стол и взяли одну из них. Это от Мэри. «О, я должен позвонить Мэри», — думаете вы. Исполненный чувства долга, вы заводите папку «Срочные дела» и кладете туда эту бумагу. Затем вы берете другую бумагу — на этот раз письмо, содержащее претензии клиента. Вы думаете: «Я должен ответить на это письмо», — и кладете его в ту же папку. Третья бумага касается вопроса, который должен быть решен с руководством. «Об этом нужно поговорить с боссом», — бормочете вы, и бумага отправляется туда же. Вы берете четвертый лист бумаги: «Это не срочно. Я могу разобраться с этим попозже». Вы заводите новую папку для дел, которые можно выполнить во вторую очередь, и так далее. Покончив с сортировкой бумаг, вы возвращаетесь к папке «Срочные дела», читаете все бумаги заново и теряете, таким образом, время на прочтение каждого документа дважды. В результате вы выполняете двойную работу, удваиваете затраты времени и чего-то не успеваете.
Все это было бы не так страшно, если бы вы возились с каждой бумагой дважды, но некоторые из нас берутся за одну и ту же бумагу трижды, четырежды или даже пять раз, прежде чем что-нибудь предпринимают. Естественно, что, возвращаясь к одному и тому же делу по несколько раз, мы теряем гораздо больше времени, чем, если бы сделали его с первого раза.
Первое правило повышения эффективности работы заключается в следующем:
Если вы взяли бумагу и прочли ее, действуйте сейчас же.
Я не имею в виду те дела, которые нельзя сделать сразу, или те, которые не должны быть сделаны сразу. Я говорю о всех тех делах, которые вы можете и должны сделать, но не делаете. Я говорю о рутинной работе с бумагами и электронной почтой, с которой вы сталкиваетесь ежедневно. Придерживайтесь правила обрабатывать документ после первого прочтения и вы, в конце концов, сэкономите себе массу времени (и избавитесь от бумаг!).
Позвоните Мэри. Немедленно отреагируйте на сообщения электронной почты. Ответьте на претензии клиента. Отреагируйте на сообщения, записанные автоответчиком. Обсудите проблему с боссом. Сделайте это сейчас же. Вас поразит, как мало времени это займет и как хорошо вы себя почувствуете, когда все это будет сделано.
Если вы не собираетесь заниматься бумагами, не листайте их. Если не собираетесь отвечать на записанные телефонные сообщения, не прослушивайте их. Если не намерены отвечать на сообщения электронной почты, не просматривайте их. Не засоряйте свой день делами, которые вы не собираетесь делать. Вместо этого обратитесь к тому, что вы собираетесь делать, и сделайте это сейчас же.
Начните с вашего стола или рабочего места
Когда люди просят меня помочь организовать их работу и их жизнь, используя программу ОПД, первое, что я предлагаю, — очистить рабочий стол. Я просто подхожу к столу и разбираюсь со всеми бумагами, которыми он завален. Я беру первую бумагу и спрашиваю, что это такое. Мне говорят: «Ну, я собирался на это ответить». — «Хорошо», — говорю я. Потом человек, естественно, собирается сунуть эту бумагу куда-нибудь, но я его останавливаю: «Минутку! Почему вы ее отложили? »
Он смотрит на меня как на ненормального и отвечает: «Ну, я должен сделать это, вот и отложил, чтобы не забыть». — «Отлично, сделайте это сейчас же». — «Вы хотите, чтобы я сделал это сейчас! На это уйдет время». — «Ничего. Я пока посижу».
И он делает это. Обычно я смотрю на часы и говорю: «Сколько это заняло времени?» — «Минуту», — отвечает он, или «три минуты», или что-то в этом роде. «Вот видите! — говорю я. — Видите?» — «Да, — отвечает он, — это заняло совсем немного времени».
И я говорю: «Я надеялся, что вы это заметите».
Когда это происходит впервые, люди чувствуют себя неловко. Они делают это, но обычно еще не усваивают смысл происходящего, даже, несмотря на то, что мы уже говорили о нашей концепции и просили их придерживаться этого стиля работы. Они не понимают, что принцип Сделайте это сейчас же нужно соблюдать неуклонно и постоянно.
Даже если они помнят про Сделайте это сейчас же и убеждаются в полезности этого принципа с самого начала, они часто проявляют непоследовательность в его применении.
Это становится очевидным, когда я возвращаюсь к той же теме во время следующего визита. Обычно к моему приходу офис и рабочее место расчищены, и все бумаги аккуратно разложены по кучкам. Мой клиент очень гордится тем, что усвоил этот принцип. Вообще-то не так уж сложно поговорить о принципе Сделайте это сейчас же и даже убедить человека в его полезности. Но в большинстве своем люди только думают, что они придерживаются этого принципа, а на деле это частенько далеко не так. Только следуя ему постоянно и неуклонно, как это делаю я, вы начнете быстрее замечать те ситуации, когда дела неоправданно откладываются на потом, и те доводы, которые люди придумывают себе в оправдание того, почему они не могут или не должны действовать сейчас же.
Мой первый визит к одному клиенту был посвящен полной очистке стола. Мы поработали с каждой бумажкой, находившейся на столе, пока все, что должно было быть сделано, не было сделано. Мы поговорили о выполнении дел с первого раза — о выполнении их сейчас же, и это произвело на моего клиента такое впечатление, что он принял принцип Сделайте это сейчас же в качестве новой философии своей работы.
В следующий раз, едва я успел открыть дверь, он стал рассказывать мне, что принцип Сделайте это сейчас же — самая замечательная вещь из всего, с чем он имел дело в жизни, что это просто потрясающая вещь. Он был в восхищении от программы и изменений, которые она привнесла в его жизнь.
Затем я достал документы из лотка с бумагами, ожидающими рассмотрения. На первой оказался номер телефона. Я спросил: «Почему вы не звоните?»
Он слегка нахмурился. «Сейчас?» — спросил он.
И я сказал: «Да».
И что же? Он взял трубку и позвонил. К концу моего пребывания у него в кабинете мы разобрались с каждым листочком бумаги из его лотка для бумаг, ожидающих рассмотрения.
Почему я смог опустошить эту корзину, а он нет? Потому что его определение процесса «рассмотрения» отождествлялось с откладыванием на потом, и один мой урок из программы ОПД не изменил этого подхода.
Позвольте обратить ваше внимание вот на что. Сделайте это сейчас же значит делать это сейчас же постоянно и неуклонно, день за днем. Несвоевременное выполнение дел — вот что в первую очередь создает вам проблемы. Ваш лоток для бумаг, ожидающих рассмотрения, предназначен только для дел, которые вы не можете сделать сейчас, для дел, которые от вас сейчас не зависят. Например, вы должны звонить Мэри в понедельник, потому что именно в понедельник она возвратится из отпуска, а не потому, что понедельник кажется вам более подходящим для звонка днем. Именно это означает ожидать рассмотрения.
Стоит вам усвоить концепцию Сделайте это сейчас же и истинное значение понятия «рассмотрение», эти простые слова буквально в корне изменят ваш подход к работе и жизни. Вы обнаружите, что за то же время делаете гораздо больше, чем когда-либо раньше.
Откладывая работу на потом, вы крадете у себя время.
Эдуард Янг
Не откладывайте в долгий ящик
Привычка откладывать работу на потом съедает, наверное, больше времени, чем, что бы то ни было. Если вы страдаете этим пороком, принцип Сделайте это сейчас же поможет вам определить, где он проявляется в вашей работе, и затем избавиться от него. Большинство людей удивительно изобретательны, почти гениальны в изыскании причин отложить дело на потом. «У меня нет времени» — самое распространенное объяснение. «Кажется, они сказали, что сегодня их не будет, так что я не буду им звонить», «Это дело займет целую вечность, так что я лучше дождусь свободного дня, чтобы начать его», «Это не столь важно». Перечень причин, по которым дело может быть отложено, бесконечен.
Я предлагаю такой подход: «Проявляй столько же изобретательности, чтобы сделать дела сразу же, сколько ты ее проявляешь, чтобы отложить их». Пусть Мэри сегодня нет. Кто еще может дать вам информацию? Ее помощник? Где еще можно получить эту информацию? Кому можно перепоручить это задание? Как можно выполнить эту работу? Не правда ли, все дело в том, чтобы, взяв это письмо, эту папку, этот отчет из лотка «Входящие документы», переложить их в лоток «Исходящие документы» и никогда больше к этому не возвращаться? На это, а не на поиски оправданий отсрочки должны быть направлены ваши усилия.
Пусть это звучит банально, но эту горькую пилюлю надо проглотить: слишком часто вы не делаете что-то лишь потому, что вы это не делаете. Однако вы можете изменить эту вредную тенденцию, если начнете сейчас — прямо сейчас — учиться, как избавиться от привычки откладывать дела на потом и как увеличить продуктивность работы. Как? Есть восемь способов преодоления этой привычки. Они окажут вам неизмеримую помощь.
1. Делай за один раз. Сортировка бумаг, лежащих на столе, на более и менее срочные — дело обычное. Если вы относитесь к типу «сортировщиков бумаг», вы вовсе не в одиночестве. Я знаю одну даму, которая проделывает это регулярно. Первое перебирание бумаг она называет «чтением для ознакомления». Во второй раз она их прочитывает, откладывая в сторону те, которыми можно «заняться позже». Надо заметить, что эта дама блестяще окончила престижный университет и занимает ответственную должность в бизнесе! Взяв на вооружение принцип Сделайте это сейчас же, она могла бы сразу почувствовать непосредственные преимущества программы ОПД: Делайте это сейчас же и делайте все с первого раза.
Бесполезно перечитывать бумаги, заваливающие ваш стол, или электронную почту просто так, ничего не предпринимая. Читая в первый раз письмо с претензиями клиента, вы уже знаете, что надо предпринять. Читая его дважды, вы удваиваете время работы с ним, а ответ на письмо еще не готов. Ответьте на письмо после первого прочтения, Сделайте это сейчас же — и вы сэкономите время, успокоите клиента и выполните задание, которое в другой раз может отвлечь вас от более важных дел.
2. Уясните себе, чего вы хотите. Как-то один клиент рассказал мне, что с ним произошло, когда он возвращался на машине домой в конце дня. Проезжая мимо заправки, он подумал: «Мне нужна запасная покрышка. Недавно у меня спустило колесо, а я так и не купил запаску». Дальше по пути он увидел аптеку и подумал: «Витамин С. Нам нужен витамин С. Близится зима, и он может понадобиться от простуды». Проезжая мимо супермаркета, он подумал: «Жена просила меня купить хлеб. Да ну, обойдемся». По приезде домой он почувствовал страшную усталость. Он пожаловался мне, что даже тяжело дышал. Ему пришлось выпить, чтобы успокоиться. «Куда ни глянь, все напоминает о делах, которые не сделаны! » — сетовал он. Подумать только, он ни разу не остановился, чтобы хоть&heip;
log-in.ru
комментариев нет